Bildnachweis: © Kultur- und Kongresszentrum Liederhalle | Florian Selig.
Den größtmöglichen Einfluss auf ein positives Eventerlebnis hat die Kommunikation. In den Vorbereitungen, bei der Veranstaltungsdurchführung und auch bei der oft unterschätzten Eventnachbereitung ist es essenziell, Transparenz zu schaffen – durchweg und in alle Richtungen. Oft gelingt es den Verantwortlichen jedoch nicht, die notwendigen Kommunikationswege einzuhalten und alle Kanäle zu bedienen. Es scheint, dass dies die größte Herausforderung ist, die über ein ideales Event entscheidet.
Bleibende Botschaften schaffen
Events gibt es viele und sie sind vielseitig. Auch eine Hauptversammlung ist viel mehr als der formelle Akt wie die Wahl des Aufsichtsrats oder der Bericht des Vorstands. Es wird kommuniziert, und zwar auf allen Ebenen – zwischen den Aktionären, den Beteiligten, den Organisatoren und mit der Location. Und nicht nur am Veranstaltungstag selbst zeigt sich, was gute Kommunikation mit einem Event macht – sie trifft die Stakeholder meist im Unterbewusstsein und geht im besten Fall direkt ins Herz.
Denn das ideale Event transportiert eine positive und hoffentlich bleibende Botschaft. Die Herausforderung besteht darin, diese inhaltlich stringent, einheitlich und konsistent mit Hilfe sämtlicher Kommunikationskanäle der Zielgruppe zu vermitteln. Die Botschaft sollte stark, klar und überzeugend sein. Nur die Abstimmung zwischen sämtlichen Kommunikationskanälen und die gleichzeitige Ausrichtung der genutzten Kommunikationsinstrumente auf die strategischen Ziele des Events versprechen den erhofften Erfolg.
Mit Herz und Verstand auf die Gäste eingehen
Dabei ist vor allem wichtig, alle Beteiligten und Gäste der Veranstaltung mit einzubeziehen. Fühlt sich ein Gast als Zaungast, beginnt er sich zu langweilen und ist als Teilnehmer verloren. Eine Veranstaltung ist dann erfolgreich, wenn sie mit Herz und Verstand auf die Gäste eingeht. Die Zielsetzung eines jeden Events sollte sein, dass alle Gäste und Stakeholder mit einem positiven Gefühl den Veranstaltungsort verlassen.
Letztendlich müssen die Details stimmen. Dies betrifft alle Belange eines Events – von der Einladung bis hin zu stationären Beschilderungen vor Ort, von der digitalen, aber auch analogen Kommunikation. Und natürlich die Kommunikation mit dem eigenen Personal und Dienstleistern. Jeder Akteur sollte über sämtliche Inhalte und Bereiche, welche das Event betreffen, Bescheid wissen. Nur dann ist er oder sie in der Lage, angemessen und vor allem auch schnell zu reagieren. Und es entsteht kein Gefühl der Benachteiligung, was ebenfalls ein entscheidender Faktor ist, die Stimmung sowohl in der Vorbereitung als auch in der heißen Phase während der Veranstaltung hochzuhalten.
Fazit
Selbst bei perfekter Vorbereitung und detailliertester Planung gibt es immer unvorhergesehene Herausforderungen. Diese sind teilweise gut zu lösen und in anderen Fällen gibt es keine kurzfristige Lösung. Dann liegt die Erschaffung einer positiven Atmosphäre in der idealen Kommunikation – und in einem Lächeln.
Autor/Autorin
Meike Poweleit
Meike Poweleit ist Leiterin des Kultur- und Kongresszentrums Liederhalle in Stuttgart.
