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Die Hauptversammlung (HV) ist ein Kernstück der Unternehmensführung. Sie ermöglicht Aktionären den direkten Dialog mit dem Management und die Mitbestimmung bei wichtigen Entscheidungen. In den letzten Jahren hat die Debatte über Präsenz versus rein virtuelle wie auch hybride Hauptversammlungen an Fahrt gewonnen.
Wir plädieren für die Präsenz-HV und erklären, warum wir die hybride HV als wenig erfolgversprechend betrachten.
Die Präsenz-HV bietet Vorteile, die in hybriden Formaten– also der Kombination von Präsenz- und virtueller HV – oft verloren gehen. Der direkte Austausch zwischen Aktionären und Management ist entscheidend für eine effektive Kommunikation. Die Hauptversammlung in Präsenz erlaubt es Aktionären, ihre Anliegen ohne technische Hürden zu äußern und dadurch Missverständnisse zu vermeiden. Körpersprache und nonverbale Signale stärken das Vertrauen und erhöhen die Qualität der Diskussionen.
Informelle persönliche Begegnungen und Gespräche am Rande der HV sind ebenso wichtig wie die offiziellen Tagesordnungspunkte und sind der Aktionärsgemeinschaft zuträglich.
Zudem bietet die Präsenz-HV in einem physischen Raum Abstimmungen ohne technische Probleme oder Manipulationsvorwürfe aus dem Cyberumfeld. Dies stärkt das Vertrauen der Aktionäre in eine positive Unternehmenskultur.
Die Herausforderungen der hybriden HV
Die hybride HV, die physische und virtuelle Teilnahme kombiniert, bringt auf den ersten Blick den Vorteil der weltweiten barrierefreien Teilnahme, der Kosteneffizienz und der Nachhaltigkeit. Die Nutzung moderner Kommunikationsplattformen stellt das Unternehmen als zukunftsorientiert und innovativ dar. Doch in der Praxis mindern vielerlei Herausforderungen ihre Effektivität.
Neben der erforderlichen umfassenden Expertise und der erheblichen Kosten für die technische Infrastruktur fällt der Schutz sensibler Informationen vor Cyberangriffen ins Gewicht. Es sind Notfallpläne bzw. Back-up-Lösungen bereitzuhalten, und natürlich muss entsprechende IT-Spezialkompetenz in der Planung und vor Ort eingebunden sein.
Die Ungleichheit der Teilnahmebedingungen kann in einer hybriden HV das Vertrauen in die Fairness der Versammlungsleitung beeinträchtigen. Die Versammlungsleitung hat in der Moderation sehr genau abzuwägen, wie die Sprecherreihenfolge zwischen präsenten Aktionären und virtuell zugeschalteten Teilnehmern sichergestellt werden kann – insbesondere in kritischen Situationen. Neben der grundsätzlichen Herausforderung, vor der Kamera zu bestehen, muss der Versammlungsleiter mit und in den unterschiedlichen Kanälen klar kommunizieren. Zusätzlich zum virtuellen Wortmeldetisch gibt es auch den realen Wortmeldetisch sowie zwei Rednerpulte. Eine entsprechend umfangreiche Schulung im Vorfeld der HV zur Verfestigung der Kompetenz der Versammlungsleitung ist ebenso notwendig wie zeitintensiv.
Die einfachere Erstellung des Protokolls und höhere rechtliche Sicherheit in einer Präsenz-HV sind weitere Pro-Argumente.
Fazit
Die praktische Erfahrung zeigt immer wieder, dass die Präsenz-HV Vorteile bietet, die in hybriden Formaten oft verloren gehen. Die hybride HV bringt neben dem unübersehbaren logistischen Mehraufwand auch technische Herausforderungen, Ungleichheiten und mehr zeitintensive Schulungserfordernisse im Vorfeld mit sich, die ihre Effektivität beeinträchtigen. Daher plädieren wir für die Präsenz-HV als bevorzugtes Format, um eine effektive und vertrauenswürdige Kommunikation mit den Aktionären zu gewährleisten.
Autor/Autorin
Elke Strothmann
Elke Strothmann ist Geschäftsführerin der AAA HV Management GmbH. Sie betreut seit über 20 Jahren Unternehmen bei der Durchführung von Hauptversammlungen und Gesellschafterversammlungen.
