„Effizienzsteigerung durch KI“: Interview mit Oliver Singer, ACS Solution AG

Der Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) auf Hauptver­sammlungen schreitet voran. Vor allem bei der Erfassung von Fragen, der Zuordnung passender Antworten als auch bei der Umwandlung von Sprache in Schrift ermöglicht die KI einen erheblichen Zeitvorteil und Effizienzgewinn. In Zukunft könnte die Technologie sogar HV-Mitarbeiter erheblich
entlasten.

HV Magazin: Herr Singer, wohin gehen die neuen ­KI-Entwicklungen und -Anwendungen bei Hauptversammlungen?

Singer: Ich kann das nur aus unserer Sicht darstellen. Wir hatten uns für die letzte HV-Saison überlegt, wie wir die Emittenten mit KI-Diensten unterstützen können. ­Dabei haben wir mit der Verschlagwortung von Fragen begonnen, Einführungssätze in die Antworten eingefügt, mit denen der Aktionär angesprochen wird, und die Frage bei der Antwort wiederholt.

Im nächsten Schritt haben wir mittels KI Fragenkataloge durchsucht und überprüft, ob bereits Antworten vorliegen. Last but not least überprüfen wir die eingehenden Fragen auf mögliche Dubletten: Sind Fragen schon einmal in dieser Art gestellt worden? Muss man darauf eingehen oder kann auf eine andere Frage verwiesen werden? All diese Automatisierungen wurden von unseren Kunden positiv aufgenommen, da sie die Mitarbeiter entlasten und einen Zeitgewinn bringen.

Wie geht die KI vor, wenn sie einen ­Fragenkatalog durchforstet und nach passenden vorliegenden Antworten sucht?

Die Fragen sind entweder bereits im System oder wir importieren sie aus einem ­Excel-Dokument. Dann definieren wir jene Fragen, welche die KI kennen sollte. Der ­Algorithmus lernt die Inhalte und die Antworten darauf. Das können wir für jeden Kunden individuell machen.

Wie bringen Sie der KI diese Fragen und Antworten bei?

Die sind in der Regel schriftlich im System hinterlegt. Eine Schnittstelle stellt die ­Fragen der KI als Text zur Verfügung. Die KI analysiert die existierenden wie auch die neu hinzukommenden Fragen. Das Ganze basiert also auf Textform.

Wie hat man sich schließlich die ­praktische Anwendung in der HV ­vorzustellen? Werden die Antworten auf Aktionärsfragen auch von der KI ­gesprochen oder weiter von einem Menschen?

Die KI gibt schriftliche Antwortvorschläge – diese werden aber in der Praxis von Vorstand und Versammlungsleiter verlesen.

Kann die KI auch Fragen erfassen, die auf einer HV ad hoc gestellt werden und noch nicht im Katalog enthalten sind?

Das ist der nächste Entwicklungsschritt. Dabei geht es uns darum, das gesprochene Wort zu erkennen und darzustellen. Sprache in Schrift zu wandeln, ist ein komplexer Prozess – es soll am Ende ja etwas Plausibles und Sinnvolles herauskommen. Unser Ziel war es, gestellte Fragen zuverlässig zu erfassen und bereitzustellen. Bisher übernehmen Stenografen diese Aufgabe. Sie können allerdings nur eine HV am Tag bedienen. Wir arbeiten daher ­daran, diesen Prozess zu skalieren. Entscheidend ist, dass die erkannten Fragen so aufbereitet werden, dass sie für das Backoffice unmittelbar verständlich und verwertbar sind. Diesen Service wollen wir künftig insbesondere solchen Kunden ­anbieten, die keine Stenografen haben oder bekommen. Das ist innerhalb der HV-Saison immer häufiger der Fall.

Werden Sie das System bereits in der aktuellen HV-Saison anbieten?

Ja. Die Ergebnisse unserer Tests sind sehr gut. Natürlich muss ein Mitarbeiter die ­extrahierten Fragen noch einmal durchlesen und überprüfen, ob sie plausibel sind, und dann freigeben oder aber verwerfen. Auch eine KI kann mal etwas falsch verstehen. In der Regel sind es aber nur Kleinigkeiten, die korrigiert werden müssen.

Wie viel Zeit benötigt das System zur Erfassung der Fragen und deren Beantwortung?

Es arbeitet nahezu in Echtzeit. Wir sind mit dem gesamten Prozess in der Regel maximal eine Minute hinter dem gesprochenen Wort. Das System verifiziert gestellte Fragen, um Zusammenhänge und fehlende Informationen einzubeziehen.

Handelt es sich bei dem System um selbst entwickelte KI-Software oder greifen Sie auf existierende Software zurück?

Es handelt sich dabei um mehrere optimierte Modelle, welche auf unserer eigenen Infrastruktur betrieben werden. Wir benutzen also keine herkömmlichen ­Modelle von Fremdanbietern, allein schon aus Datenschutzgründen.

Welche weiteren Anwendungen können Sie sich in Zukunft vorstellen?

Im Servicebereich wird die Beantwortung von Fragen bereits heute oft durch eine KI vorgenommen. Es gibt Unternehmen, die ihren Helpdesk komplett auf KI umgestellt haben. Das heißt, dass alle Fragen, die ­hereinkommen, automatisiert bearbeitet werden. Nur Fragen, die nicht automatisiert verarbeitet werden können, werden an Sacharbeiter weitergeleitet. Das könnte künftig auch auf Hauptversammlungen zum Einsatz kommen.

Was braucht es dafür noch?

Die Entwicklung läuft; da wird sich in ­Zukunft viel tun. Außerdem wollen wir künftig virtuelle Hauptversammlungen barrierefrei wiedergeben. Da geht es um Untertitel für Gehörlose, z.B. für den Stream – auch das ist ein KI-Thema. Ein weiterer Baustein sind Übersetzungen. Wir sind bereits in der Lage, automatisiert Texte aus dem Fragen-Antworten-Bereich ohne Drittanbieter in andere Sprachen zu übersetzen.

Besteht dafür auf Hauptversammlungen ein Bedarf?

Bei einem Teil der HVs besteht durchaus ein Bedarf für Übersetzungen, beispielsweise wenn fremdsprachige Boardmitglieder anwesend sind oder ein Teil des Backoffice in Englisch oder Spanisch arbeitet. Mittels KI kann man diesen Personen die Fragen automatisiert auch in Englisch oder Spanisch zukommen lassen.

Welchen generellen Vorteil bringt der Einsatz von KI auf HVs?

Die KI kann an der einen oder anderen Stelle einen extremen Zeitvorteil verschaffen und bei Fragen auf Texte und Zuordnungen verweisen, die ohnehin vorliegen, um den Bearbeitern eine Fokussierung auf ihre Aufgabe zu ermöglichen. Durch die KI-­Automatisierung erreicht man also eine hohe Qualitäts- und Effizienzsteigerung.

Heißt das, dass künftig auch der ­Personalaufwand bei Hauptversammlungen reduziert werden kann?

Aktuell nicht, aber in Zukunft kann ich mir das vorstellen. Kleinere Mannschaften werden dann womöglich ähnlich gute oder sogar bessere Arbeit leisten als im Moment.

Das Interview führte Thorsten Schüller.

Zum Interviewpartner

Oliver Singer

Vorstand, ACS Solution AG

oliver.singer@acs-solution.de