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Der Digitalisierungsschub in der Pandemie hat die Bildübertragung revolutioniert, insbesondere die Bild- und Streamingqualität bei der Übertragung von (virtuellen) Aktionärsversammlungen hat deutlich zugenommen. Davon profitieren auch HV-Veranstalter. Ein Erfahrungsaustausch über Kameraführung, Beleuchtung, Strombedarf und die entsprechenden Coachings der Protagonisten für eine HV.
Zweieinhalb Jahre Coronakrise haben unser Leben und Arbeiten nachhaltig beeinflusst. Der häufig zitierte Digitalisierungsschub, der durch die Pandemie ausgelöst wurde, hat sich bewährt und ist in großen Teilen geblieben. Meetings und Konferenzen werden nicht selten virtuell abgehalten – die Notwendigkeit, in Präsenz zu kurzen Besprechungen zu reisen, wird sorgfältiger geprüft als zuvor. An Homeoffice und die Zusammenarbeit auf Distanz haben wir uns gewöhnt. Da ist es nicht verwunderlich, dass es auch Veranstaltungsformate gibt, die weiterhin teils vollständig digital umgesetzt werden. Hierzu zählen auch Hauptversammlungen, die in Sachen digitale Umsetzung in den letzten Jahren an Professionalität gewonnen haben.
„Der Fokus liegt bei virtuellen Hauptversammlungen mittlerweile eindeutig auf der Bildübertagung“, erklärt Sabrina Bederke, Manager Technical Planning Corporate & Shows bei der m:con – mannheim:congress GmbH. „Natürlich gab es auch Hauptversammlungen, bei denen wir den offiziellen Teil gestreamt haben. Allerdings war das eher eine Ergänzung zur Präsenzveranstaltung, die damals ganz klar im Fokus stand. Es ging um die Personen im Saal, nicht um die im Netz.“
Kameratechniken
Dadurch ändern sich allerdings auch die technischen Anforderungen. So kamen beispielsweise verschiedene Kameratechniken zum Einsatz. Um lebendige, dynamische Bilder zu erzeugen, wurden sogenannte Steadicams genutzt, d.h., der/die Kameraoperator/in trägt ein komplexes Haltungssystem am Körper, das es ihm/ihr ermöglicht, sich ruckelfrei mit der Kamera durch den Raum zu bewegen. Sogar der Einsatz eines Kamerakrans sei zukünftig denkbar. Ein Kunde hatte sich dazu entschieden, die Vorstandsrede mit Präsentation vor einem Greenscreen zu halten. „Bei einem technischen Set-up dieser Art hätten wir früher wohl gehört: Wir sind hier doch nicht in Hollywood“, lacht Bederke. „Aber wir alle haben ja sowohl im geschäftlichen als auch privaten Kontext schnell gemerkt, dass rein virtuelle Veranstaltungen einer anderen Gesetzmäßigkeit unterliegen und sich nicht alles in Videokonferenzformaten umsetzen lässt.“
Räume und Bühnen
Durch das nun erforderliche Studio-Set-up wird nun auch eine andere Art von Räumlichkeiten benötigt als bei Präsenzveranstaltungen. „Einige unserer Kund*innen hatten anfangs die virtuelle HV in ihren eigenen Räumlichkeiten geplant und auch umgesetzt. Wir haben gemeinsam mit unseren Kund*innen gelernt, in welchen Fällen dies funktionieren kann und auch, dass ein deutlich höherer Beratungsbedarf besteht“, ergänzt Bederke. „Mit dem Congress Center Rosengarten sind wir infrastrukturell optimal auf die Umsetzung virtueller Hauptversammlungen ausgestattet, wohingegen bei den Unternehmen selbst z. B. große Besprechungsräume dafür genutzt wurden.“ Der Raum muss genügend Platz bieten für das Podium und auch alle Personen, die später im Bild sein sollen. Je nach Anzahl und Anforderung kann außerdem eine Bühne vonnöten sein. Doch die Raumgröße beschränkt sich nicht allein auf die Fläche, sondern umfasst auch die Raumhöhe. Diese ist etwa für die perfekte Ausleuchtung der Szene relevant. „Andernfalls könnten die Personen auf dem Podium geblendet werden.“
Hintergründe und Backoffice
Darüber hinaus werden in unmittelbarer Umgebung des Übertragungsraums auch weitere Räumlichkeiten für Regie, Backoffice oder HV-Dienstleister benötigt. Nicht zu unterschätzen ist bei so viel eingebrachter Technik der hohe Strombedarf vor Ort. Mindestens Starkstrom müsste zur Verfügung stehen und im besten Falle durch eine USV (unterbrechungsfreie Stromversorgung) abgesichert sein. „Hauptversammlungen unterliegen strengen Regularien. Das hat sich auch bei der digitalen Umsetzung nicht geändert. Die Infrastruktur am Übertragungsort hat höchsten Stellenwert. Für einen rechtssicheren und reibungslosen Ablauf ist neben der Stromversorgung auch die geeignete Internetverbindung enorm wichtig. Daher empfehlen wir im Vorfeld, auf eine leistungsstarke, redundante und dedizierte Internetanbindung zu achten“, stellt Bederke klar.
Die visuelle Präsentation spielt bei der virtuellen HV die größte Rolle. Daher werden nicht nur über die Beleuchtung oder wechselnde Kameraperspektiven Akzente gesetzt, sondern auch über das Erscheinungsbild des Podiums. Konkret bedeutet dies, sich für einen passenden Hintergrund zu entscheiden. „Um ein harmonisches Bild zu erreichen, raten wir von reinweißem Hintergrund oder gar Roll-ups auf jeden Fall ab“, identifiziert Bederke ein klares No-Go.
Auf die Frage, welche Kriterien ein Unternehmen für die Entscheidung, ob es eine virtuelle oder eine Präsenz-HV umsetzen wird, heranziehen soll, antwortet sie: „Wir haben die Erfahrung gemacht, dass Unternehmen, die eher regional verankert sind, dazu neigen, ihre HV wieder in Präsenz durchzuführen, wobei auch hier die Digitalisierung ihre Spuren hinterlassen hat. Vor Corona wurden vor Ort so viele Drucker, Faxgeräte und Telefone benötigt, dass eine Person als technischer Support über den gesamten Zeitraum abgestellt wurde. Mittlerweile funktionieren auch hier immer mehr Dinge digital.“
Zeit für Proben, Testläufe und Coachings
Darüber hinaus stellt eine digitale HV auch neue didaktische Ansprüche an die Teilnehmer*innen. Zu Kameras zu sprechen, ohne ein Feedback aus dem Publikum zu erhalten, bedarf zusätzlichen Coachings. „Außerdem finde ich es wichtig, unsere Kund*innen auch darauf hinzuweisen, dass eine virtuelle Hauptversammlung nicht zwangsläufig kostengünstiger ist als eine HV in Präsenz. Obgleich wir nun schon im dritten Jahr virtuelle Hauptversammlungen umgesetzt haben, ist diese Studioumgebung noch kein vertrautes Terrain für Teilnehmer*innen und Redner*innen“, erklärt Bederke und weist darauf hin, dass dadurch mehr Zeit für Proben und Testdurchläufe notwendig sind, die ebenfalls Kosten verursachen.
„Der Schlüssel für eine erfolgreiche Hauptversammlung – ob virtuell oder in Präsenz – sind verlässliche Partner*innen für Konzept, Technik und Set-up … und hier kommen wir ins Spiel“, schließt Bederke.
Das Gespräch, das Grundlage für den Artikel ist, führte Nadine Röhrich.
Autor/Autorin
Nadine Röhrich
Nadine Röhrich ist Marketing Communications Specialist bei m:con.