Mehr Leben für die virtuelle HV: DER Trend bei den Technikanbietern?

Die Hauptversammlung wird immer mehr zur Technikschlacht. Das gilt nicht nur für die ­Präsenz-HV, bei der mithilfe digitaler Technik ein reibungsloser Ablauf von Licht, Ton und Bild erwartet wird, sondern im Besonderen auch für die virtuelle HV. Nach zwei Jahren des Übens mit ­diesem jungen Format wird nun der Wunsch immer lauter, digital übertragene Hauptversammlungen mit mehr Leben zu füllen: Einspieler, Videos, interaktive Elemente sind die Stichworte, mit denen HV-Verantwortliche und Technikdienstleister die Aktionäre vor dem Bildschirm halten ­wollen. Da bahnt sich ein neuer Trend an, der 2025 verstärkt seine Wirkung entfalten könnte.

Beim Internethändler ABOUT YOU spricht man von „Discovery Shopping“, also einer Art Entdeckungsreise, um neue Modestücke zu finden, die man vielleicht nicht auf dem Schirm hatte. Die Tochtergesellschaft von ­Otto gibt sich jung, unkonventionell, locker. „Inspiration in every frame“, so ein Slogan der Firma. Das sollte auch für die Hauptversammlung 2024 gelten: Die virtuelle Veranstaltung wurde von einem Regisseur gesteuert, die unterschiedlichen Elemente der HV fanden in verschiedenen Settings statt – ­Vorstand und Aufsichtsrat klassisch sitzend vor der Kamera, die Rede des Vorstands­vorsitzenden im coolen Studiocharakter, die moderierte Fragen-und-Antwort-Session in loungiger Wohnzimmeratmosphäre. Animationen überbrückten den Countdown sowie Pausen und den Abspann, Videos dienten als Unterhaltungselemente.

Wie kann die virtuelle HV lebendiger und interessanter gestaltet werden? Das ist eine der Fragen, die sich während und nach der HV-Saison 2024 sowohl die Organisatoren als auch Technikdienstleister vermehrt stellen. Denn im zweiten Jahr nach der Einführung der virtuellen Hauptversammlung in ihrer aktuellen Ausgestaltung zeigt sich: Die Rechte der Aktionäre sind weitgehend gewahrt, und auch technisch funktioniert die virtuelle HV halbwegs. Nach einer aktuellen Untersuchung der Deutschen Schutzvereinigung für Wertpapierbesitz (DSW) wurden die virtuellen Versammlungen 2024 deutlich weniger durch technische Störungen belastet als noch in der Saison 2023. Die Unterbrechungen waren kürzer, vorwiegend handelte es sich um Bild- und/oder Tonstörungen sowie Verbindungsabbrüche.

Auch die technische Organisation gab weniger Anlass zur Kritik als noch ein Jahr zuvor. Beispiel Techniktest: Laut DSW ist der Anteil der Gesellschaften, die den Techniktest bereits vor der Hauptversammlung ermöglichten, deutlich gestiegen. Wurde der Techniktest in der HV-Saison 2023 noch in 70% der Fälle mit oder nach Beginn der Veranstaltung durchgeführt, war dies 2024 nur noch bei 50% der Hauptversammlungen der Fall. Bei immerhin 44% der HVs führten die Emittenten den Techniktest mit ihren Aktionären bereits vor Beginn durch.

Taylor Wessing: Hohe Zufriedenheitswerte

Angesichts der gewachsenen Reife ist das virtuelle Format für zahlreiche Unternehmen mittlerweile eine echte Alternative zur Präsenz-HV; viele haben dieses sogar als das passende dauerhafte Format für sich entdeckt. So stellt die Anwaltskanzlei Taylor Wessing in einer Befragung der Prime-­Standard-Emittenten zur Hauptversammlung 2024 fest, dass die Zufriedenheit der befragten börsennotierten Unternehmen mit dem gewählten Format „insgesamt sehr hoch“ sei. Dabei liege der Zufriedenheitswert derjenigen, die ­eine virtuelle Hauptversammlung veranstalten, sogar leicht über dem Durchschnitt. Die Zufriedenheit mit der tech­nischen Umsetzung durch die HV-Dienstleister sei sogar auf einem sehr hohen ­Niveau.

Doch zufrieden ist nicht gleich interessant oder spannend. Die Aufmachung bzw. ­Umsetzung digitaler HVs ist vielfach dröge, nicht selten werden die Aktionärstreffen von Pausen unterbrochen. Aktionäre kritisieren, dass sie bei Unterbrechungen oft nicht wissen, ob gerade ihre Internetverbindung schwächelt oder aufseiten des Veranstalters das Backoffice die Antworten für den CEO zurechtlegt.

Mehr Interaktion wagen

Daher wäre es nun an der Zeit, dem virtuellen HV-Format mehr Leben einzuhauchen – eine Meinung, die nicht nur im Kreis der Dienstleister immer öfter zu hören ist, sondern sich auch bei manchen Emittenten breitmacht. Immerhin geht es darum, den Aktionär, der meist allein zu Hause vor seinem Bildschirm sitzt, für mehrere Stunden an ebendiesem Platz zu halten.

„Mehr Interaktion auch in der virtuellen HV wagen“, ruft deshalb Marc Tüngler, Hauptgeschäftsführer der DSW, kürzlich HV-­Experten und -Verantwortlichen beim HV-Management Seminar von Computershare in Frankfurt zu. Ähnlich ­argumentiert Marc Ilgner, Geschäftsführer und CEO des Leipziger ­Streaminganbieters und Technikdienstleisters NC3 GmbH: „Ein vielversprechender neuer Ansatz im virtuellen Format besteht darin, Aktionäre über die rein rechtlichen Anforderungen hinaus auf unterhaltsame und interaktive Weise einzubinden und gleichzeitig eigene Produkte näher vorzustellen.“

Farbe und Couch

Das, so Ilgner, schaffe eine besondere Wertschätzung und biete womöglich mehr als das Buffet eines Aktionärstreffens in Präsenz. Dabei könnten ­Unternehmen mit ein­fachen Mitteln positiv aus der einheitlichen Masse hervorstechen und bei ihren Aktionären nachhaltig in Erinnerung bleiben. Konkret nennt Ilgner dynamische Bildgestaltungen, die die üblichen und meist sehr statischen Bilder ersetzen können. Zudem lohne es sich, mehr Farbe zu wagen und innerhalb des Unternehmens ­interessantere Räume zu nutzen – „statt des Meetingraums also etwa die Q&A-Runde auf der Couch, wie in einer Talkshow“.

Darüber hinaus könnten Produkte direkt in der Hauptversammlung präsentiert und verlinkt werden, während Aktionäre sich in ­einem integrierten Chat austauschen – das alles, ohne das Aktionärsportal verlassen zu müssen. Ilgner: „Diese technischen Möglichkeiten sind sicher umsetzbar, ­bezahlbar und hinterlassen bei den Aktionären einen nachhaltig positiven Eindruck vom Unternehmen.“

Auch Jens Spallek, Projektleiter Hauptver­samm­lungen beim Berliner Livestream­anbieter ViStream, befasst sich mit der Aufwertung der virtuellen Hauptversammlung: „Für die kommende Saison ist es ­unser Ziel, Lösungen anzubieten, um die virtuelle Hauptversammlung einen Schritt näher an die Präsenz-HV heranzuführen. Hierfür haben wir verschiedene Features entwickelt, die von einfachen Interaktionen über Applaus-Buttons bis hin zu einer virtuellen 3D-Lobby reichen. Diese Funktionen gehen nicht nur auf die Wünsche der Aktionäre ein, sondern bieten den Gesellschaften auch einen Mehrwert. So ergeben sich beispielsweise neue Möglichkeiten, die Markenbotschaft zu transportieren.“

Interview mit Rosie Schuster, Gründerin und Geschäftsführerin, Techcast

„Jetzt steht im Mittelpunkt, das Erlebnis zu gestalten“

HV Magazin: Was waren Ihre technischen Highlights und ­Herausforderungen in der abgelaufenen HV-Saison 2024?

Schuster: Für uns stand im Vordergrund, die Generaldebatte und die damit verbundenen Aktionärsrechte virtuell abzubilden. Aktionärinnen und Aktionäre sollen jederzeit die Möglichkeit haben, ihr Rede­recht während der Debatte wahrzunehmen, auch in der digitalen ­Umgebung. Dabei ist es wichtig, die Redner bis zur Zuschaltung zu begleiten und anschließend ein optimales Debattenerlebnis zu schaffen. Es ist uns gelungen, dass trotz Streamingtechnologie ­Zuschaltungen mit Bild und Ton möglich sind. Eine der Herausforderungen war außerdem die zunehmende Komplexität der Sicherheitsanforderungen. Das Management dieser Sicherheitsmaßnahmen, insbesondere bei großen HVs, war unser ständiger Begleiter. Dank ISO 27001 und TISAX, die wir dieses Jahr erreicht haben, ist dies ­allerdings sehr strukturiert verlaufen. Auch die Ausfallsicherheit ist ein hohes Gut auf der HV – ein Back-up-Konzept ist zwingend notwendig.

Viel ist die Rede davon, die virtuelle HV mit mehr Leben zu ­füllen. Wie kann das aussehen, welchen Beitrag können Sie als Streaminganbieter dazu leisten?

Als Erstes ist es wichtig, dass die Technik funktioniert und Teilnehmende ein sicheres und gutes Gefühl mit ihrer technischen Umgebung haben. Das ist in der letzten Saison gelungen. Jetzt steht im Mittelpunkt, das Erlebnis zu gestalten. Während der Präsenz-HV geht es unter anderem darum, den Austausch mit anderen Aktionären und Aktionärinnen zu suchen und die Stimmung im Saal wahrzunehmen. Wir hören immer wieder, dass das fehlt. Wir experimentieren z.B. mit Möglichkeiten, digital Applaus (oder keinen) zu spenden. Eine weitere Entwicklung wäre, Side-Events vor oder nach der HV anzubieten. In sogenannten Break-out-Rooms kann man sich dann zu angebotenen Themen austauschen.

Welche Entwicklungen könnte das Streaming in den ­kommenden Jahren nehmen?

Wir beschäftigen uns generell mit digitalen Events, und dabei geht es neben dem ökologischen Aspekt immer auch um Teilhabe und Inklusion; sei es aufgrund geografischer Entfernung, zeitlichen Einschränkungen, familiärer Verpflichtungen oder körperlicher Barrieren. Deshalb arbeiten wir an einer möglichst barrierefreien Umgebung für das virtuelle Erlebnis. Allein mit Gebärdensprachenverdolmetschung, KI-Untertitelung und Mehrsprachigkeit kann heute schon viel erreicht werden. Ein anderes wichtiges Entwicklungsprojekt ist die Erkennung von Deep Fakes während des Livestreams. Das wollen wir technisch abbilden, um für die Zukunft gerüstet zu sein.

Auch die Präsenz-HV rüstet auf

Aber auch die Präsenz-HVs werden technisch aufgerüstet, weiß Marco Strehler, Leiter Projektgeschäft beim Mommenheimer Veranstaltungstechniker VELTEN: „Die richtige Veranstaltungstechnik macht aus einer Präsenzhauptversammlung viel mehr als nur eine Pflichtveranstaltung.

Mit großformatigen LED-Medienflächen, innovativer Bespielung und professionellem technischen Support schaffen wir beispielsweise eine Bühne, auf der Botschaften emotional und eindrucksvoll vermittelt werden. Dadurch entstehen spannende und eindrucksvolle Bilder, die auch medial Beachtung finden. So können wir dabei helfen, die Hauptversammlung insgesamt zu einem noch wirksameren Kommunikationskanal zu machen.“

Sein Kollege Tobias Bork, verantwortlich für das Business Development, ergänzt: „Oft werden die Bereiche außerhalb des eigent­lichen Versammlungsraums etwas vernachlässigt. Mit interaktiver Medientechnik ­bieten sich hier jedoch Flächen mit sehr viel Potenzial. Wir können dabei helfen, Produkte und Dienstleistungen für Aktionäre und Aktionärinnen erlebbar zu machen. Das hinterlässt einen bleibenden Eindruck und stärkt die Bindung.“

Die Kunst der richtigen Technik

Dass ohne Technik nichts mehr geht, ist auch den Betreibern von HV-Locations längst klar. So sagt Bastian Fiedler, Geschäftsführer der Mannheimer Kongressgesellschaft m:con: „Um der steigenden Nachfrage nach einer professionellen Umsetzung gerecht zu werden, setzen wir verstärkt auch auf Technik- und Organisationsdienstleistungen. Ein Beispiel hierfür ist die Betreuung der Hauptversammlung der Brenntag SE in Essen: Die m:con stellte die komplette technische Ausstattung bereit und übernahm das Projektmanagement vor Ort. Im Rahmen virtueller Hauptversammlungen kümmert sich unser Team zudem um das Streaming, inklusive der Übertragung an das Investorenportal, sowie um die die Einrichtung eines virtuellen Wortmeldetisches für Aktionäre und ­Aktionärinnen.“

Die Kunst ist dabei allerdings, auf die jeweils richtige bzw. passende Technik zu setzen. So konstatiert Alexander Wieser, Leiter Veranstaltungen beim Münchner Haus der ­Bayerischen Wirtschaft (HBW), dass es bei den technischen Plattformanbietern „viel Bewegung“ gibt. „Jeder Dienstleister nutzt seine eigene Technologie.“

Fazit

Nachdem sich die virtuelle Hauptversammlung im Markt etabliert hat, wird nun der Ruf lauter, sie mithilfe von dynamischen ­Bildern, Videos, mehr Farbe und ungewöhnlichen Settings lebendiger zu machen. Die HV-­Saison 2025 dürfte spannend werden, denn dann könnte sich erstmals zeigen, inwieweit HV-Verantwortliche ihrer Kreativität freien Lauf lassen und die Möglichkeiten zur digitalen Ausgestaltung nutzen. Klar ist: Die Technikdienstleister werden dabei eine wichtige Rolle spielen.