Tipps für die virtuelle Hauptversammlung

Virtuelle Hauptversammlungen stellen Aktiengesell­schaften vor zahlreiche Herausforderungen. Neben ­rechtlichen Rahmenbedingungen müssen auch ­organisatorische und technische Aspekte berücksichtigt werden. Eine gut geplante Umgebung, die richtige ­technische Ausstattung und ein geschultes Team tragen maßgeblich zum Erfolg bei.

Eine virtuelle Hauptversammlung am eigenen Firmensitz erscheint für viele Unternehmen als bevorzugte Lösung – insbesondere aus Kosten- und Zeitgründen. Doch selbst wenn geeignete Räumlichkeiten vorhanden sind, müssen einige Voraussetzungen bedacht werden.

Eigene Konferenzräume bieten oft nicht die nötige Infrastruktur für eine professionelle Übertragung. Ungünstige Raumakustik, begrenzte Deckenhöhen oder unzu­reichende Platzverhältnisse können den professionellen Eindruck beeinträchtigen. In solchen Fällen empfiehlt es sich, Veranstaltungsdienstleister sowie Messe-/Eventbauer hinzuzuziehen, um den Raum optimal zu gestalten und die technischen Möglichkeiten auszuschöpfen.

Stehen die passenden Räumlichkeiten fest, muss eine professionelle Streaming­infra­struktur eingerichtet werden. Eine virtuelle­ HV erfordert eine umfangreiche technische Ausstattung, vergleichbar mit einer Fernsehproduktion – und genau dieser Punkt wird schnell unterschätzt. Für die Durchführung virtueller HVs sind professio­nelle Kameras, hochwertige Mikrofone und optimierte Tontechnik essenziell.

Ergänzend sorgen eine präzise Kameraführung, durchdachtes Bühnenbild, optimale Ausleuchtung sowie eine zuverlässige Regietechnik für einen reibungslosen Ablauf und eine professionelle Darstellung. Zudem ist eine rechtssichere Abstimmungsmöglichkeit und Zuschaltung der Anleger*innen erforderlich.

Stromversorgung und Notfallpläne

Eine stabile Strom- sowie Internetversorgung mit entsprechender Bandbreite sind zwingend erforderlich. Notfallpläne für Stromausfälle oder Verbindungsprobleme sollten frühzeitig erarbeitet werden, um Verzögerungen zu vermeiden. Back-up-­Lösungen für Unterbrechungen sind ­unverzichtbar, um den Fortgang der Veranstaltung zu gewährleisten. Neben der technischen Umsetzung spielen auch ­Sicherheits- und logistische Aspekte eine entscheidende Rolle. Regie- und Supportteams müssen strategisch platziert, Technik sicher gelagert und ggf. zusätzliches Sicherheitspersonal eingeplant werden.

Ein geschultes Technikteam ist unerlässlich, um flexibel auf unvorhergesehene ­Herausforderungen reagieren zu können. Es sollte nicht nur mit der technischen Umsetzung vertraut sein, sondern auch die Abläufe und rechtlichen Rahmenbedingungen einer HV genau kennen. Vor einer virtuellen HV gibt es mehrere Proben: interne Techniktests, Abstimmungsproben für den Vorstand und den Wortmeldetisch sowie ggf. individuelles Medientraining für den Vorstand, um ein souveränes Auftreten vor der Kamera zu gewährleisten.

Vorteile externer Locations für virtuelle HVs

Eine externe Location wie ein Kongress­zentrum oder ein professionelles Streamingstudio bietet den Vorteil einer bereits vorhandenen, spezialisierten Infrastruktur. Diese Standorte verfügen in der Regel über eine optimierte Video- und Audioübertragung. Interessant für HV-Organisatoren sind All-in-One-Lösungen, die Location, Technik und Personal, das mit dem Ablauf von Hauptversammlungen vertraut ist, aus einer Hand bereitstellen. Vorstände, Investor Relations und juristische Berater können sich somit ganz auf ihre Kernaufgaben konzentrieren: die recht­liche Durchführung der HV sicherzustellen.

Externe Standorte bieten zudem häufig einen besseren Schutz gegen technische Ausfälle, da sie über redundante Systeme und erfahrene Haus- und Eventtechniker verfügen. Sie sind speziell für große digitale und hybride Veranstaltungen konzipiert und gewährleisten dadurch eine höhere Verlässlichkeit als improvisierte Inhouse-Lösungen.

Projekt- und Eventmanagement

Hauptversammlungen sind Multi-Stakeholder-Projekte und erfordern eine präzise Abstimmung zwischen Veranstalter, juristischen Beratern, Investor Relations und Technikteams. Besonders beim Wechsel von einer Präsenz- zur Online-HV wird der Aufwand für Projektmanagement häufig unterschätzt. Die Organisation einer virtuellen HV umfasst Aspekte, die über die rein technische Umsetzung hinausgehen, insbesondere wenn man sie aus der Perspektive des Eventmanagements betrachtet.

Inszenierung der virtuellen HV

Der rechtlich vorgeschriebene und streng reglementierte Ablauf einer Hauptversammlung lässt wenig Spielraum für kreative Gestaltung. Doch eine (virtuelle) HV ist mehr als nur eine formale Pflichtveranstaltung – sie bleibt in erster Linie ein Event, an dem Menschen teilnehmen. Diese erreicht man am besten durch eine ­ansprechende visuelle und sprachliche Gestaltung, die nicht nur informiert, sondern auch positive Eindrücke hinterlässt.

Eine HV ist zudem eine öffentlichkeitswirksame Veranstaltung. Sie trägt zur Positionierung eines Unternehmens bei und richtet sich nicht nur an Aktionäre, sondern auch an die Presse, Geschäftspartner, den Wettbewerb und die breite Öffentlichkeit. Sie dient als Kommunikationsplattform, die das Image des Unternehmens prägt und langfristig die Bindung zu den Stakeholdern stärkt.

Um eine virtuelle HV wirkungsvoll zu gestalten, sollten gezielt mediale Elemente wie Einspieler, Videos, Animationen und durchdachtes Storytelling eingesetzt werden. Diese Inhalte leiten die Teilnehmer nicht nusr durch die Veranstaltung, sondern sind auch ein integraler Bestandteil der Unternehmensidentität. Eine klare, professionelle Bildsprache trägt dazu bei, das Unternehmen authentisch zu präsentieren und eine emotionale Verbindung zu den Teilnehmern aufzubauen. Kreativ gestaltete audiovisuelle Inhalte transportieren Unternehmenswerte und stärken die Markenwahrnehmung.

Fazit

Eine virtuelle Hauptversammlung ist weit mehr als eine reine Pflichtveranstaltung: Sie ist ein strategisch wichtiges Event mit direkter Außenwirkung. Eine durchdachte technische und organisatorische Planung sowie ein kreatives Konzept verwandeln sie in eine wirkungsvolle Kommunikationsmaßnahme.

An dem Beitrag wirkten außerdem mit: Sabrina Bederke, Manager Technical ­Planning Corporate & Shows, und Marco Scinardo Tabernacolo, Business Development Specialist.