Bildnachweis: vektorpouch@stock.adobe.com, Rentschler Biopharma SE.
Bei smarten Lösungen im Life-Sciences-Bereich denkt jeder sofort an personalisierte Medizin oder neue Therapien. Die Bedeutung des digitalen Arbeitsplatzes selbst rückt dabei gern in den Hintergrund – zu Unrecht, denn durch die Digitalisierung hat sich der physische Arbeitsplatz längst um die digitale Dimension erweitert. In dieser entscheidet der Business-IT-Fit darüber, wie gut Mitarbeiter bei ihrer Arbeit durch Technologie unterstützt werden.
Von Florian Schneider
Das wiederum hat im Fall von Rentschler Biopharma einen direkten Einfluss auf die Herstellung biopharmazeutischer Medikamente. Durch eine Zusammenarbeit interdisziplinärer Teams wird die Time to Market verkürzt; gleichzeitig soll eine zuverlässige Versorgung der Kunden und derer Patienten mit lebenswichtigen Therapien gewährleistet werden. Zudem ermöglicht es Automatisierung basierend auf künstlicher Intelligenz und Machine Learning, Mitarbeiter zu entlasten und Raum für Innovationen zu schaffen.
Mit der Verbreitung mobiler Endgeräte in Unternehmen und neuen Arbeitskonzepten der New-Work-Bewegung hat die Bedeutung des digitalen Arbeitsplatzes in den letzten Jahren deutlich zugenommen. Spätestens die Corona-Krise verdeutlicht, dass es beim digitalen Arbeitsplatz nicht mehr rein um Effizienzsteigerungen oder Mitarbeiterzufriedenheit geht, sondern dass er maßgeblich über die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs und damit das Überleben von Unternehmen entscheiden kann.
Doch was macht einen Arbeitsplatz zum „Smart Workplace“, und wie sollte dieser in Ihrer Organisation aussehen?
Dimensionen des Smart Workplace
Im Fokus des Smart Workplace stehen der einzelne Mitarbeiter und dessen effektive Unterstützung in seiner jeweiligen Funktion. Der Smart Workplace bietet allgegenwärtigen Zugriff auf alle relevanten Daten und Informationen, ermöglicht effektive Kommunikation und entlastet durch Automatisierung. Die nahtlose Integration von Applikationen schafft eine homogene User Experience und reduziert Medien- wie auch Systembrüche. Dabei beschränkt er sich nicht auf das Unternehmen, sondern er bezieht Kunden und Dienstleister mit ein, um die Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg zu unterstützen.„Smart“ wird der Workplace durch einen hohen Individualisierungsgrad, klare Benutzerführung, Integration von Applikationen und Services sowie einen durchdachten Einsatz künstlicher Intelligenz und Automatisierung. Ein detaillierter Blick auf die einzelnen Bausteine zeigt:
Individualisierung
Jeder Mitarbeiter hat individuelle Anforderungen an seinen Arbeitsplatz. Er benötigt individuelle Informationen, arbeitet mit unterschiedlichen Applikationen und verfügt darin über unterschiedliche Rollen, Rechte und Konfigurationen. Statt jedem Mitarbeiter alle oder die gleichen Inhalte darzustellen, bietet der Smart Workplace diese Individualisierungsmöglichkeiten.
Benutzerführung
Auf wesentliche Funktionen reduzierte Apps vereinfachen die Nutzung ohne umfangreiche Schulung. Einheitliche Benutzeroberflächen mit hohem Wiedererkennungswert ermöglichen eine schnelle Einarbeitung durch intuitive Nutzung. Leitfäden und Schulungen stellen eine gleichwohl effiziente Nutzung sicher.
Integration
Eine weitgehende Integration der Applikationen vermeidet Medien- oder Systembrüche und ermöglicht nahtlose Applikationswechsel sowie durchgängige Datenflüsse. Darüber hinaus können weitere Applikationen unkompliziert und idealerweise als Self-Service angebunden werden und benötigen keinen Support der IT-Abteilung.
Prozessautomatisierung
Roboter kommen nicht nur in der Produktion oder Qualitätskontrolle zum Einsatz, sondern können auch für regelbasierte Routinetätigkeiten, wie Datenerfassung, genutzt werden. Robotic Process Automation (RPA) entlastet Mitarbeiter und gewährleistet auch bei hoher Wiederholungsanzahl identischer Arbeitsschritte eine konsistente hohe Qualität. Außerdem führen herausfordernde und kreative Tätigkeiten, die einem klaren Zweck dienen, zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit, wie Daniel Pink [1] in seiner Motivation-3.0-Theorie veranschaulicht.
Künstliche Intelligenz
Gezielter Einsatz von künstlicher Intelligenz ermöglicht Prozessunterstützung auf einer Datenbasis, die ein einzelner Experte nicht erzielen kann. Dies kann z.B. bei der visuellen Kontrolle zum Einsatz kommen. Mitarbeiter können sich auf Auffälligkeiten oder Ausnahmen fokussieren. Dieses „Review by Exception“ steigert zum einen die Produktivität und zum anderen die Motivation der Mitarbeiter, da repetitive Aufgaben zuverlässig automatisiert im Hintergrund ablaufen.
Smart Workplace bei der Rentschler Biopharma SE
Bei der Rentschler Biopharma SE, einem Auftragsentwicklungs- und Produktionsunternehmen (CDMO) für Biopharmazeutika, steht Smart Workplace für die Gesamtlösung des digitalen Arbeitsplatzes. Entlang der gesamten Wertschöpfungskette unterstützt er den internen und externen Informationsaustausch, die Kommunikation und die Kollaboration. Digitales Arbeiten ermöglicht Rentschler Biopharma, den Kunden agile Lösungen für Prozessentwicklung, Produktion sowie damit verbundene Beratungsleistungen anzubieten – schnell und flexibel, mit hundertprozentiger Kundenorientierung.
Der Smart Workplace basiert mit Microsoft Office 365 auf einer generalistischen Plattform, die mit einer großen Anzahl an Apps bereits zahlreiche Funktionen abdeckt. Ergänzt wird sie von Best-of-Breed-Applikationen zur Abbildung spezifischer Branchen- und Unternehmensanforderungen, wie einem Laborinformations-(LIMS-), Qualitätsmanagement- und Enterprise-Resource-Planning-(ERP-)System. Spezifische Anforderungen, wie elektronische Signaturen, Übersetzungen oder Terminfindungsassistenten, werden über Mikroservices abgedeckt. Diese sind einfach zu nutzen und lassen sich gut in die IT-Landschaft integrieren.
Durch die stete Veränderung von Anforderungen, das Aufkommen neuer Technologien und die Weiterentwicklung von Systemen unterliegt auch der Smart Workplace ständiger Veränderung und Weiterentwicklung. So wird aktuell beispielsweise evaluiert, wie die manuelle Erfassung umfangreicher Prüfaufträge in LIMS basierend auf strukturierten Prüfmustern mit RPA automatisiert werden kann.
Erfolgsfaktoren
Bei Rentschler Biopharma hat sich eine agile, auf konkreten Anwendungsfällen basierende Einführungsmethodik mit aktiver Benutzereinbeziehung als erfolgreich erwiesen. Während die agile Einführung ein zeitnahes Verproben von Konzepten und Nachsteuern durch die IT ermöglicht, liefert die Einbeziehung von Benutzern gleichzeitig wichtigen Input, schafft Multiplikatoren für Roll-outs und steigert so die Benutzerakzeptanz.
Leitfäden, wie eine Applikationslandkarte, liefern einen Überblick zu den zur Verfügung stehenden Applikationen und stellen dar, welche Anwendungsfälle diese abdecken. Lernpfade bieten passende Schulungen, abhängig vom individuellen Kenntnisstand. Fachbereiche stellen Lösungen vor und inspirieren und motivieren so andere Abteilungen, diese auf ihre eigenen Bereiche zu transferieren.
Die Corona-Krise als Härtetest für den Smart Workplace
Selten wurde Unternehmen ihr Digitalisierungsgrad so deutlich vor Augen geführt wie in der Corona-Krise. Während manche Unternehmen durch einen Wechsel ins Homeoffice die erforderliche Belegschaft vor Ort auf ein Minimum reduzieren und so den Produktionsbetrieb aufrechterhalten konnten, sahen sich andere durch fehlende Infrastruktur oder papierbasierte Prozesse mit unlösbaren Herausforderungen konfrontiert. Dabei wurde deutlich, dass ein digitaler Arbeitsplatz nicht mit der Einführung eines Tools gelöst ist. Vielmehr müssen digitale Prozesse etabliert und Mitarbeiter im effektiven Umgang mit den Applikationen geschult sein. Erst dann entfaltet der Smart Workplace sein volles Potenzial.
[1] Pink, D. H. (2019): Drive: Was Sie wirklich motiviert (Deutsch).
Autor/Autorin
Florian Schneider
Florian Schneider hat Wirtschaftsinformatik und International Business Management studiert und danach mehrere Jahre als Softwareentwickler und Berater gearbeitet. Seit 2016 modernisiert er als Director Business Applications die globale Applikationslandschaft der Rentschler Biopharma SE.