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T T L L A A H H N N I I 04 INHALT PETER ALEX Gesco ELKE STROTHMANN AAA HV Management DR. CORNELIUS SIMONS Alzchem Group Rund 58% der Prime-Standard-Unternehmen sind zurückgekehrt zur Präsenz-HV. Dabei auch die Gesco SE, die sich 2023 zudem etwas Seiten 08–12 Besonderes einfallen ließ. Digitale HV-Technik und Tools scheinen unaufhaltsam auf dem Vormarsch. Doch erfolgskritisch für jede HV bleibt der Faktor Seiten 22–23 Mensch. Klima, Klima, Klima, alle reden über das Klima. Die Alzchem Group hat als erste Gesell- schaft ein Klima-Votum auf die HV-Tagesord- Seiten 34–35 nung gesetzt! 20 „Menschen werden niemals 34 „Say-on-Climate“ im Praxistest „Real-Life-Erfahrungen“ der Alzchem Group AG Dr. Cornelius Simons, Alzchem Group Austria Corner 36 Listed Austria Studie: Die börsennotierte Österreich AG in Zahlen Legal 38 Aktuelle HV-Urteile Kommentiert von Dr. Thomas Zwissler, ZIRNGIBL Rechtsanwälte Partnerschaft Standpunkt 50 Das ideale Event Kommunikation steht über allem Meike Poweleit, Liederhalle Service 47 Impressum 48 HV-Splitter 48 HV-Kalender 49 Eventkalender Hilfe, der Kapitalmarkt schrumpft! 03 Editorial 06 Daten & Fakten 07 HV-Max – Die Kolumne Von Äpfeln und Birnen Titelthema aufhören, sich zu treffen“ Interview mit Christina Grewe, Messe Essen 22 Hauptversammlungen werden durch Menschen erfolgreich Und das trotz Digitalisierung Elke Strothmann, AAA HV Management 08 Präsenz-HV ist zurück, virtuelle HV 24 Hauptversammlungsformate gekommen, um zu bleiben! Ergebnisse der HV Magazin-Unter- suchung im Prime Standard 2023 14 Neue virtuelle HV und die Technik Eine Umfrage unter Dienstleistern 16 „Wir verstehen uns wie einen ‚Tanzpartner‘ für unsere Kunden“ Interview mit Katja Grünebaum, GRÜNEBAUM Gesellschaft für Event Logistik 18 „Der Aufwand hat sich verlagert“ Interview mit Nicola Bader, BADER & HUBL Locations & Technik 2024! Zwölf Dienstleister für Hauptversammlung, Konferenz & Co. im Portrait (S. 40–47) Foto: © metamorworks – stock.adobe.com HV MAGAZIN 04/2023 Alles ist möglich – jetzt entscheidet der Markt Sabrina Bederke, Joachim Grafen, Nadine Röhrich, m:con Praxis 26 „Es wird noch viele Innovationen im HV-Markt geben!“ Interview mit Torsten Fues und Ian Stokes, Link Market Services 29 „KI kann helfen, wenn man sich auf die Inhalte besser verlassen kann“ Interview mit Peter Sprong, Verband der Redenschreiber deutscher Sprache 30 Gegenüberstellung der prämierten CEO-Rede des BASF-CEO mit ChatGPT-Versionen 32 Entlastung in Gefahr? Die Abstimmungsrichtlinien der Proxy Adviser 2024 Matthias Nau, Georgeson

N E T K A F & N E T A D 06 NEWS Geänderter Record Date nach ZuFinG Am 24. November hat der Bundesrat dem am 17. November vom Bundestag beschlossenen Gesetz zur Finanzierung von zu- kunftssichernden Investitionen (Zukunftsfinanzierungsgesetz – ZuFinG) zugestimmt. Mit Art. 13 ist eine für alle börsennotierten Unternehmen mit Inhaberaktien wichtige Änderung enthalten: § 123 Abs. 4 Satz 2 AktG wurde an die EU-Durchführungsverord- nung angepasst. Damit wird der Record Date von Inhaberaktien, der bislang auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung bestimmt war, nun auf den Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Haupt- versammlung vorverlegt. Die Formulierung des Aktiengesetzes zum Record Date haben viele Gesellschaften in den vergangenen Jahren in ihre Satzung übernommen. Damit Satzung und Gesetz nicht „auseinanderlaufen“, ist damit wohl eine neuerliche Sat- zungsänderung anzuraten. Es wird erwartet, dass das Zukunfts- finanzierungsgesetz noch vor Weihnachten im Bundesgesetz- blatt bekanntgemacht wird. Für den fraglichen Passus zur Ände- rung des Record Date gibt es keine Übergangsvorschrift. Er tritt also mit Bekanntmachung des Gesetzes in Kraft. Neuer DACH-Chef bei Computershare HELMUT PÖLLINGER, COMPUTERSHARE Helmut Pöllinger ist seit Oktober neuer Head of Issuer Services DACH bei Compu- tershare. In seiner Position verstärkt er das bestehende Leadership-Team und will das weitere Wachstum von Computersha- re im deutschsprachigen Raum unterstüt- zen. Nach Wirtschaftsstudium in Wien ar- beitete Pöllinger in den frühen 1990er Jahren zunächst als Fachreferent im ös- terreichischen Parlament. Danach war er in verschiedenen Funk- tionen und Management-Positionen bei führenden börsennotier- ten und international agierenden Unternehmen der IT-Branche in den Bereichen Security, Compliance und Governance tätig. Kirchhoff-Studie: Schwacher IPO-Markt 2023 2023 sind in Deutschland nur drei Unternehmen im Prime Stan- dard an die Börse gegangen. Das konstatiert Kirchhoff Consult in seiner im Dezember 2023 veröffentlichten „IPO-Studie 2023“. Das BÖRSENGÄNGE IM PRIME STANDARD – Anzahl der Emittenten1 16 15 1) Ohne reine Notierungsaufnahmen 2) Inkl. Rocket Internet AG (Entry Standard) 12 12 8 8² 8 5 5 5 3 3 1 6 1 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 Quelle: Deutsche Börse, Kirchhoff Consult HV MAGAZIN 04/2023

. . m o c e b o d a k c o t s – k c o h s . © : o t o F 08 A M E H T L E T I T Ergebnisse der HV Magazin-Untersuchung im Prime Standard 2023 Präsenz-HV ist zurück, virtuelle HV gekommen, um zu bleiben! Nach dem Ende der Coronapandemie war 2023 das erste Jahr, in dem börsennotierte Unter- nehmen zwischen physischer und virtueller Hauptversammlung unter neuer Gesetzgebung wählen konnten. Dabei erlebte das Präsenzformat eine Renaissance. Das zeigen sowohl die aktuelle Auswertung des HV Magazins im Prime Standard (rund 280 Unternehmen) als auch eine Untersuchung der Deutschen Schutzvereinigung für Wertpapierbesitz (DSW): Je größer die Gesellschaft, desto eher wurde das virtuelle Format gewählt; je kleiner, desto mehr das physi- sche. Der Trend, im Rahmen virtueller Aktionärstreffen externe Locations zu nutzen, hält an. Das Sanaa-Gebäude auf dem Unesco- Weltkulturerbe-Gelände der Zeche Zoll- verein in Essen ist ein 34 Meter hoher Kubus mit 134 überdimensionalen Fens- tern, vier Ebenen und 5.000 Quadratme- tern Fläche. In der Selbstdarstellung ist von einem „architektonischen Meister- werk“ und einer „Eventlocation der Extra- klasse“ die Rede. Ebendiese hat sich die Wuppertaler Mittel stands- holding Gesco im Juni 2023 als Veranstaltungs- ort für ihre Hauptver- sammlung (HV) ausge- sucht. Anstelle Wupper- HV MAGAZIN 04/2023 Peter Alex, Gesco taler Stadthalle sollte es mal etwas Beson- deres sein, sagt Peter Alex, Leiter Investor Relations. Das galt auch für das inhaltliche Konzept: „Da eine HV viel Aufwand und Mühe bedeutet, haben wir noch eine Schippe draufgelegt und unsere HV in einen Capital Market Day eingebettet. Wir dachten: Wenn wir uns schon gut präsen- tieren, dann laden wir auch Vertreter der Finanzcommunity ein.“ Längst nicht alle börsennotierten deut- schen Unternehmen waren 2023 bei der Gestaltung ihrer HV so fantasievoll wie Gesco. Doch viele feilten an ihren Formaten, versuchten Neues, wechselten die Loca- tion. Grundlage für diese neu gewonnene Freiheit ist das „Gesetz zur Einführung vir- tueller Hauptversammlungen“, welches im September 2022 auf die während der Corona- Pandemie eingeführte und mehrfach ver- längerte Notstandsgesetzgebung folgte. Damit hatten börsennotierte Unternehmen 2023 erstmals die freie Wahl, zur Präsenz- HV zurückzukehren oder eine rein virtuelle HV unter neuem Regime abzuhalten. 278 Prime-Standard-Werte in der Studie Das HV Magazin hat auch für 2023 das HV- Geschehen von 278 (Vorjahr: 298) geliste- ten Werten im Prime Standard, dem Bör- sensegment mit den höchsten Transpa-

A M E H T L E T I T 10 ten laut DSW zu längerfristigen Unterbre- chungen geführt. DSW bestreitet Gleichwertigkeit von Präsenz-HV und virtueller HV Die DSW kommt angesichts dieser Erfah- rungen zu dem Schluss, dass die Gleichwer- tigkeit von virtueller HV und Präsenzver- sammlung von den Aktionären weiter so nicht wahrgenommen worden sei. Aktionä- re und Aktionärsvertreter fühlten sich ins- besondere mit Blick auf das Frage- und Aus- kunftsrecht in über einem Drittel aller virtu- ellen HVs nicht gleichwertig zur Präsenz-HV behandelt. In einigen Fällen wurden auch Hürden bei der Stellung von Anträgen be- mängelt. Daneben fehle der Austausch mit anderen Aktionären. Branchenkenner außerhalb der DSW berichten allerdings, dass die technischen Anfangsschwierigkei- ten im Verlauf der HV-Saison behoben und dann weitgehend nicht mehr aufgetreten seien. Im Übrigen sei die virtuelle HV heute rechtssicher und ein ebenbürtiges Pendant zur Präsenzveranstaltung. Hybride HV: Fehlanzeige Es war zu erwarten: Die echte hybride HV, also die Kombination aus Präsenzveran- staltung und digitaler Übertragung inklu- sive rechtssicherer Kommunikation und Abstimmung, gab es nicht und wird es wohl auch in Zukunft nicht geben. Aller- dings wurden in einigen Fällen durchaus hybride Elemente in physische Versamm- lungen integriert, die über das Streaming hinausgingen. So hatten einige Emittenten beispielsweise Redebeiträge und Fragen von extern zugeschalteten Aktionären live in die HV hinein zugelassen. Besorgt zeigt sich die DSW über die Ent- wicklung der HV-Präsenzen. So habe die virtuelle HV nicht zu einer Steigerung der Präsenzen geführt. Diese hätten 2023 mit 64,82% (Präsenz-HVs) und 66,89% (virtu- elle HVs) etwa auf gleichem Niveau gele- gen. Insbesondere im DAX seien die virtu- ellen Teilnehmerzahlen deutlich hinter denen der Präsenz-HV zurückgeblieben. Im HV MAGAZIN 04/2023 Langfristvergleich zeige sich mit Blick auf den DAX darüber hinaus ein seit Beginn der COVID-19-Pandemie rückläufiges Bild der Präsenzen. Das lege die Schlussfolgerung nahe, dass die Aktionäre das virtuelle For- mat während der Pandemie akzeptiert hät- ten, nun aber eine Rückkehr zum Präsenz- format wünschten. Vor diesem Hintergrund mahnt die DSW: Ist die virtuelle HV nicht at- traktiv genug, um Privatanleger für eine Teilnahme zu begeistern, könnte sich dies langfristig auf die demokratischen Ent- scheidungsprozesse in den Unternehmen auswirken. Ungeachtet dessen gehen Branchenkenner davon aus, dass die virtuelle HV künftig einen festen Platz haben wird – allein schon wegen ihres deutlich geringeren ökologi- schen Fußabdruckes im Vergleich zur Präsenz-Veranstaltung. Mit Blick auf die Zu- kunft digitaler Veranstal- tungen stellt beispiels- weise Jens Sudars, Ge- schäftsführer des Tech- nikanbieters B&S multi- media solution, fest: „An dem Thema kommen wir nicht mehr vorbei.“ Allerdings plädiert er da- für, digitale HVs künftig Jens Sudars, B&S multimedia solution interessanter zu gestalten: „Da muss mehr Persönlichkeit rein.“ So könnten vor Beginn und in den Pausen beispielsweise Filme ge- zeigt werden. Locations: Extern ist „in“ Während der Pandemie haben die Unterneh- men fast ausschließlich aus ihren eigenen Räumlichkeiten zu den Aktionären kommu- niziert. Diese Variante findet nach wie vor ih- re Anhänger. Allerdings zeigt die Unter- suchung des HV Magazins über die Jahre, dass eine zunehmende Zahl an Unterneh- men, die auf die virtuelle HV setzen, externe Lokalitäten bevorzugen. Lag die Quote der „externen virtuellen HV“ 2021 noch bei 33%, waren es 2022 bereits 40% und 2023 gingen von den Unternehmen im Prime Standard bereits 43,2% der Unternehmen in Studios, Kongress-Center und weitere externe Event- locations zur Durchführung ihrer Jahres- versammlung. Diese Entwicklung zieht sich in unterschiedlicher Ausprägung durch alle be- trachteten Segmente. HBW erneut an der Spitze An der Spitze der „HV-Locations“ – physi- sche und virtuelle Hauptversammlungen zusammengezählt – lag 2023 erneut das ABB. 2: NUTZUNG TAGUNGSORTE INHOUSE & EXTERN FÜR DIE VIRTUELLE HV 2021–2023 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 78% 74% 73% 72% 67% 59% 64% 60% 60% 55% 69% 64% 56% 57% 44% 56% 45% 40% 36% 40% 41% 33% 27% 28% 44% 43% 36% 31% 26% 22% Inhouse 2021 Inhouse 2022 Inhouse 2023 Extern 2021 Extern 2022 Extern 2023 DAX MDAX SDAX Prime Sonstige Alle Quelle: HV Magazin-Studie Dez. 2023; Grundgesamtheit: 288 Emittenten im Prime Standard (2021), 287 (2022), 278 (2023)

A M E H T L E T I T 12 ABB. 4: ERSTE HV 2023 – AUSGEWÄHLTE LOCATIONS DER BÖRSENNEULINGE 2022 Name Cantourage Group SE EV Digital Invest AG Porsche AG stock 3 AG Viromed Medical AG MCap (Mio. EUR) 91,4 19,0 38.170,0 21,1 51,0 Datum Art 28.06.23 physisch 05.07.23 physisch 28.06.23 physisch 29.06.23 physisch 28.08.23 virtuell Ort Palisa.de Tagungs- und Veranstaltungszentrum, Berlin Hotel Estrel, Berlin Porsche-Arena, Stuttgart ecos office center, München Inhouse, Satellite Office München Quelle: HV Magazin-Studie Dez. 2023; Market Cap 08.12.23 Saison – das „Confex“, eine neue, multifunk- tionale Kongress- und Eventlocation auf dem Gelände der Koelnmesse, an den Start. Ausblick 2024: Rüsten für die virtuelle HV? Oder die physische ...? Trotz der wiedergewon- nenen Beliebtheit der Präsenz-HV entdecken immer mehr Unterneh- men auch das virtuelle Aktionärstreffen für sich, so die Einschätzung von Jens Spallek, HV- Projektmanager beim Live stream- Unter neh- Jens Spallek, ViStream men ViStream. Er geht davon aus, dass 95% jener Unternehmen, die 2023 eine vir- tuelle HV veranstaltet haben, dies auch 2024 tun werden. Dazu kämen immer wie- der neue Kunden für das digitale Format – kleine wie große Unternehmen. Aus seiner Sicht kein Wunder, biete die virtuelle HV doch klare Vorteile: Sie sei effektiver und umweltfreund licher. Auch die Location- Anbieter stellen sich auf die neue HV-Welt ein. So hat die myTicket Jahrhunderthalle laut Geschäftsführer Jaeschke „attraktive Modelle“ erarbeitet, die es Gesellschaften möglich machen sollen, sich kurzfristiger für die digitale oder die Präsenz-Variante zu entscheiden. In jedem Fall könne sein Haus beides und „unmittelbar auf die Anforderungen der Kunden“ reagieren. DSW-Best-Practice-Katalog für virtuelle Hauptversammlungen 2024 1. In Sondersituationen des Unternehmens oder tief in die Aktionärsrechte eingreifenden Beschlussvorschlägen stellt die Präsenzhauptversammlung das richtige Format dar. 2. Fragen sollten nicht in das Vorfeld verlagert werden. 3. Die Hauptversammlung sollte vollständig im öffentlichen Stream übertragen werden. 4. Der Wortmeldetsch sollte bereits mindestens eine Stunde vor der Hauptversammlung geöffnet werden. 5. Pop-up-Fenster sollten im Aktionärsportal vermieden werden. 6. Pausen sollten bei virtuellen Hauptversammlungen möglichst unterlassen bzw. auf ein Minimum beschränkt werden. 7. Pausen können mit Unternehmensvideos überbrückt werden. 8. Auf die Gruppierung von Antworten sollte verzichtet werden, bei Doppelung von Fragen kann auf zuvor gegebene Antworten Bezug genommen werden. 9. Bei einer Vielzahl von Rednern sollte die Beantwortung der Fragen nach Möglichkeit ohne Unterbrechung der Hauptversammlung direkt nach dem jeweiligen Rednerblock erfolgen. 10. Alle Aktionärsrechte, d.h. auch das Recht auf die Stellung von Anträgen bzw. Einreichen eines Widerspruchs oder die Beantragung einer Bestätigung der Stimm- rechtsausübung, sollten innerhalb des Aktionärsportals ausgeübt werden können. Quellle: DSW e.V.: HV-Report 2023 – Analyse der deutschen und europäischen Hauptversammlungssaison, Okt. 2023, leicht gekürzte Wiedergabe Christina Grewe, Leiterin Gastveranstaltungen der Messe Essen, ist überzeugt von der Zu- kunftsfähigkeit der digi- talen HV-Variante: „Der Schritt in die Digitalisie- rung musste gegangen werden und bietet nun auch viele Vorteile, die sich durchsetzen.“ Christina Grewe, Messe Essen Bei der Wuppertaler Gesco-Holding weiß man jetzt schon, wo und wie die HV 2024 stattfinden wird: in Präsenz, erneut im Gebäude Sanaa auf der Zeche Zollverein. IR- Mann Alex: „Das Konzept kam 2023 richtig gut an. Das werden wir wieder so machen.“ Fazit Im ersten Jahr nach der Coronapandemie, in dem die Unternehmen zwischen physischer und neuer virtueller HV wählen konnten, er- lebte die Präsenz-Veranstaltung eine Renais- sance. Dabei zeigte sich: Je kleiner die Ge- sellschaft, desto eher wurde das physische Format gewählt, je größer, desto eher – im Wesentlichen aus Kostengründen – das vir- tuelle. Die Experten rechnen damit, dass die Verteilung physisch zu virtuell 2024 in etwa gleich liegen wird. Der virtuellen HV attestie- ren sie nach einigen Anfangsschwierigkeiten weitgehende Rechtssicherheit, die Wahrung der Aktionärsrechte hatte sich letztendlich als lösbares Problemfeld herausgestellt. Bei den Locations zeigt sich: Unternehmen, die sich für die virtuelle HV entscheiden, gehen zunehmend in externe Räume. Thorsten Schüller HV MAGAZIN 04/2023

A M E H T L E T I T 14 Eine Umfrage unter Dienstleistern Neue virtuelle HV und die Technik Die „verschärften“ Vorgaben für virtuelle Hauptversammlungen haben auch die Technik- anbieter 2023 vor neue Herausforderungen gestellt. Sie müssen maßgeblich dafür sorgen, dass virtuelle Aktionärstreffen gesetzeskonform über die Bühne gehen. Das HV Magazin hat bei Dienstleistern nachgefragt, wie sie die zusätzlichen Anforderungen meistern. „Streamen kann heute jeder. Ein MacBook und ein Handy reichen. Theoretisch könn- te man damit eine HV digital in Echtzeit übertragen“, sagt Jens Sudars, Geschäfts- führer des Neusser Veranstaltungstechnik- anbieters B&S multimedia solution. Doch die rechtssichere Umsetzung geht weit über Streaming hinaus. Denn die Heraus- forderungen des virtuellen Formats liegen darin, Ausfallsicherheit zu garantieren. „Sollte während einer HV ein Bagger eine Leitung beschädigen, darf das nicht zum Ausfall der kompletten Veranstaltung füh- „Die wirkliche Kunst liegt in der Planung, in den Fähig- keiten der Mitar- beiter und in den Struktu- ren.“ Jens Sudars, B&S multimedia solution HV MAGAZIN 04/2023 „Wir sind nun auch inhaltlich ein unabdingbarer Teil der HV.“ Marco Strehler, Velten ren“, so Sudars. Deshalb seien Redundan- zen nötig. „Die wirkliche Kunst liegt in der Planung, in den Fähigkeiten der Mitarbei- ter und in den Strukturen.“ Neue Rollendefinition Seit Herbst 2022 gilt: Aktionäre müssen die Möglichkeit haben, bei einer virtuel- len HV per Audio und Video live zuge- schaltet zu werden und Fragen zu stellen. „Das verändert unsere Arbeit grundle- gend“, sagt Marco Strehler, Leiter Projekt- geschäft beim Mommenheimer Veran- staltungstechniker Velten. So müssen die technischen HV-Dienstleister nicht nur hinsichtlich Equipment, Software und Fä- higkeiten ihrer Mitarbeiter auf dem neu- esten Stand sein; sie schlüpfen auch in eine neue, zusätzliche Rolle. Strehler: „Wir sind nun auch inhaltlich ein unabdingba- rer Teil der HV. Dabei ist eine enge Abstim- mung mit dem Backoffice notwendig.“ Damit steigt auch der personelle Auf- wand. Strehlers Unternehmen hat eine ei- gene Crew aufgebaut, die sich um die Zu- schaltungen der Aktionäre kümmert: „Das ist sozusagen ein eigenes techni- sches Gewerk.“ Darüber hinaus muss bei der digitalen HV sichergestellt sein, dass während der Ver- anstaltung die eingeladene Person und keine andere hinter dem heimischen Rechner sitzt. Eigentlich, sagt Patric Schmidt, Managing Director beim Live- Kommunikationsunternehmen satis&fy, könnte man diese Anforderung mit dem digitalen Personalausweis abdecken. Aller- dings sei der bislang nicht flächen deckend eingeführt. Deshalb laufe der Sicherheits- Check über zwei Zertifizierungs-Codes. Streaming ist „daily business“ Auch wenn Streaming für die Technikanbie- ter heute „daily business“ ist, braucht es dafür entsprechende technische Voraus- setzungen – so eine ausreichende Internet- Bandbreite, sofern die Veranstaltung aus den Räumen des Emittenten übertragen werden soll. Jens Spallek, Projektmanager

A M E H T L E T I T 16 Interview mit Katja Grünebaum, Geschäftsführerin, GRÜNEBAUM Gesellschaft für Event Logistik „Wir verstehen uns wie einen ‚Tanzpartner‘ für unsere Kunden“ KATJA GRÜNEBAUM Geschäftsführerin, GRÜNEBAUM Gesellschaft für Event Logistik GmbH k.gruenebaum@gruenebaum-events.de Das HV Magazin hat in seiner aktuellen Studie untersucht, wo die Unternehmen des Prime Standard im Jahr 2023 virtuell oder auch – erstmals seit 2019 wieder – in Präsenz „getagt“ haben. Nummer 2 im deutschlandweiten Ranking belegte wie im Vorjahr die Grünebaum Gesellschaft für Event-Logistik in Berlin. Wir sprachen mit der Geschäfts- führerin Katja Grünebaum. Virtuelle und Präsenzveranstaltungen haben sich bei unseren Kunden in diesem Jahr die Waage gehalten. Allerdings waren insge- samt relativ wenige Aktionäre vor Ort. Einige unserer Kunden sind auch im Rahmen der wieder möglichen Präsenzhauptversamm- lung zurück an ihren Hauptsitz bzw. in eigene Geschäftsräume gegangen. Wie hat sich „the burrow“ etabliert? Wir haben den Bedarf in 2023 für Präsenz- Hauptversammlungen praktisch „voraus- geahnt“ und genau deshalb den Weg mit dem „Fuchsbau“ eingeschlagen. So konn- ten wir eine Reihe von Kunden halten, denen wir nun auch die HV-Variante in Prä- senz anbieten konnten. Mit ,the ,burrow“ haben wir uns insgesamt vergrößert und konnten erstmals auch Hauptversamm- lungen mit bis zu 80 Personen in gut aus- richten. Aber auch kleine Präsenzver- sammlungen mit 20 Aktionären haben ihren Charme. Da ging und geht es manch- mal sehr familiär zu bei uns. HV Magazin: Frau Grünebaum, Ihr Unter- nehmen hat sich seit 2020 zum wahren Spezialisten für die externe virtuelle Hauptversammlung und zum „Place to be in Berlin“ entwickelt. Wie ist Ihr Jahr 2023 im Vergleich zu den Vorjahren gelaufen? Katja Grünebaum: Wie Sie richtig bemerkt haben, sind wir erst 2020 in der Pandemie in den Eventbereich Hauptversammlung eingestiegen, und seitdem kamen zwei Jahre lang mehr und mehr Aktionärstreffen dazu. In diesem Jahr haben wir etwas weni- ger, insgesamt 19 Hauptversammlungen für Emittenten durchgeführt. 17 davon in unseren Locations, allen voran im „the bur- row“, zu deutsch „der Fuchsbau“, der auf 460 Quadratmetern die Vorzüge eines exklusiven Konferenzbereichs mit den tech- HV MAGAZIN 04/2023 nischen Möglichkeiten eines Strea ming- studios verbindet. Geben Sie uns einige Beispiele, wer bei Ihnen tag... Was war das Besondere für Sie an der HV-Saison 2023? Für virtuelle Aktionärstreffen hatten wir unter anderem Delivery Hero und Hello Fresh zu Gast sowie Mr. Spex. Die meisten unserer Kunden haben auch für 2024 schon angefragt, in einem Fall haben wir sogar schon Wunschtermine bis ins Jahr2027 reserviert – auch wenn es (lacht) neben der wunderbaren Zusam- menarbeit mit uns auch am dicht gedräng- ten HV-Kalender aller Emittenten im Monat Juni liegen könnte... Haben Ihre Kunden mehrheitlich virtuell oder auch wieder in Präsenz getagt? Dass unser Konzept der multifunktionalen Location aufgegangen ist. Aufgrund unse- res Dienstleistungsverständnisses konn- ten wir allen Anforderungen sehr gut ge- recht werden. Wir freuen uns genauso über die partnerschaftliche Kooperation mit Emittenten, HV-Dienstleistern, Notaren, Anwaltskanzleien sowie allen weiteren Dienstleistern, Aktionären und deren Ver- tretern. Insbesondere von Letzteren haben wir uns über das positive Feedback für die reibungslose Durchführung beider Formate gefreut. 2020 hatte uns übrigens einer der Full-Service-HV-Dienstleister sogar fast alle

A M E H T L E T I T 18 Interview mit Nicola Bader, Geschäftsführerin, BADER & HUBL GmbH „Der Aufwand hat sich verlagert“ NICOLA BADER Geschäftsführerin, BADER & HUBL GmbH nicola.bader@baderhubl.de Die Vorbereitungen für die nächste HV-Saison laufen zum Jahresende an. Und auch die beliebtesten HV-Wochen kristallisieren sich langsam heraus: Die Woche ab dem 20. Mai sowie die erste Juniwoche 2024 stehen für HV-Termine besonders hoch im Kurs. Ein Gespräch über Formatfragen, die Herausforderungen mit Inhaberaktien und eine kleine Retrowelle Richtung Papier und Präsenz. HV Magazin: Frau Bader, nach der HV ist bekanntlich vor der HV. Wann beginnt idealerweise die Vorbereitung für die HV-Saison 24? Themen, welche die Emittenten beschäftigten. Was sind derzeit und in Richtung HV 2024 die wichtigsten Herausforderungen? Bader: Bei unseren Kunden beginnt die Vorbereitung meist rund ein Jahr vor der HV mit der Abstimmung des HV-Termins, zu dem nicht nur Vorstand und Aufsichts- rat, sondern auch Veranstaltungsort, Steno- grafen und alle weiteren die HV begleiten- den Dienstleister verfügbar sein müssen. Unterjährig bleiben wir mit unseren Kun- den in Kontakt, um Neuerungen oder Anpassungen für die kommende HV zu besprechen und zu planen. Die aktive Vor- bereitung beginnt dann vier bis fünf Monate vor der Versammlung. Früher waren es einmal die (Catering-) Kosten und die Speisekarte, in der Pandemie waren dann vor allem die Coronagesetzgebung und natürlich die Übertragungstechnik die drängendsten Für viele Gesellschaften stellt sich zualler- erst die Frage des richtigen Formats. Für die virtuelle HV wird es darum gehen, die Erfahrungen der ersten Saison auszuwer- ten und Prozesse ggf. anzupassen. Nach wie vor ist auch das Anmeldeprozedere eines der Themen, nicht zuletzt für Gesell- schaften mit Inhaberpapieren, da sich die Kreditinstitute hier mehr und mehr zurück- ziehen. Was ist Ihre Schätzung: Wie wird sich das Verhältnis von virtuellen Haupt- versammlungen zu Präsenzveranstal- tungen weiterentwickeln? Die virtuelle HV hat ihren Platz gefunden und ihr Anteil wird steigen, da auch kleinere Versammlungen in diesem Format tech- nisch komfortabel, sicher und kosten- günstig durchgeführt werden können – das hat bereits die erste Saison gezeigt. Dennoch wird die Präsenzversammlung in Deutschland weiterhin ihren Platz haben, auch wenn sie sich diesen mit der biswei- len etwas sachlicheren und konzentrierte- ren Form der virtuellen HV teilen müssen wird. Sie sind seit 25 Jahren im HV-Business. Wo liegt das größte Routinepotenzial, welche Vorgänge sind immer gleich geblieben und wo haben sich Abläufe in der HV oder auch in der Vorbereitung von Aktionärsversammlungen (stark) verändert? Das Rahmengerüst ist geblieben, in der Vorbereitung wie im Ablauf der HV. Alles andere hat sich verändert. Es wäre ein ganzes HV Magazin nötig, um die Änderun- gen zu benennen. Nur ein Beispiel: Meine erste HV-Einladung habe ich dem Bundes- HV MAGAZIN 04/2023

A M E H T L E T I T 20 Im Gespräch mit Christina Grewe, Leiterin Gastveranstaltungen, Messe Essen „Menschen werden niemals aufhören, sich zu treffen“ CHRISTINA GREWE Leiterin Gastveranstaltungen, Messe Essen christina.grewe@messe-essen.de Die Messe Essen mit Congress Center und Grugahalle, gele- gen im Zentrum der Metropolregion Rhein-Ruhr, blickt auf langjährige Erfahrung im Geschäft mit Hauptversammlun- gen. Hier tagen seit Jahrzehnten E.ON, RWE sowie weitere Großunternehmen und DAX-Konzerne. Das HV Magazin sprach mit Christina Grewe, Leiterin Gastveranstaltungen, über die HV von gestern, heute und morgen. Wir sind technisch auf dem neuesten Stand. Bei uns finden inzwischen sowohl physische Großveranstaltungen statt, die ins Netz gestreamt werden, als auch rein digitale und hybride Formate. In unserem digitalen Studio haben wir im Wesentli- chen drei verschiedene Set-ups, die wir als Pakete schnüren können. Auch logistisch sind wir auf hybride Hauptversammlungs- formate bestens vorbereitet. Wenn Sie an Events und speziell die Hauptversammlung der Zukunft denken – wohin geht die Reise? Ein Punkt ist für mich: Bühne und Bühnen- bild werden immer wichtiger. Man muss da noch offener an Konzepte rangehen. Wir sehen uns da auch als Sparringspartner unserer Kunden und gerade die „konzept- offene Gestaltung“ ist unsere Stärke. Wir sind auch sehr flexibel, wenn ein Kunde seinen eigenen Technikdienstleister mit- bringt und arbeiten immer Hand in Hand. Noch ein abschließender Gedanke ...? HV Magazin: Frau Grewe, geben Sie uns zunächst einen Überblick zu Ihrem Haus! Grewe: Sehr gerne. Wir verfügen bei uns über drei Kongresscenter mit insgesamt 28 Kongressräumlichkeiten mit direkter Anbindung an die Grugahalle und die Mes- sehallen für mehrere tausend Gäste, in de- nen jährlich rund 800 Veranstaltungen mit 80.000 Teilnehmern stattfinden. Unsere Locations eignen sich für Hauptversamm- lungen aller Größen. Bis 2019 dominierte ja die physische Hauptversammlung – gerade Ihr Haus hat ja wirklich große Aktionärstref- fen beheimatet. Wie steht es mit dem virtuellen Format? Wie ist Ihnen HV MAGAZIN 04/2023 von 2019 auf die Pandemiejahre der „Switch“ gelungen? Die Zeit bis 2019 war geprägt durch teil- nehmerstarke Hauptversammlungen. Nach Beginn der Pandemie haben wir nicht lan- ge gezögert und uns schnell „professio- nell digital“ aufgestellt. Uns ist die Umstellung ehrlich gesagt relativ leicht gefallen. Ein Vorteil war, dass Leitungen und Bandbreite für uns als internatio- nales Messegelände nie ein Problem dar- stellten. Die Infrastruktur war einfach schon da. Ich bin mir sicher, dass Menschen niemals aufhören werden, sich zu treffen. Das zei- gen auch unsere nationalen und internati- onalen Formate. Es macht einen riesigen Unterschied, persönlich Networking zu be- treiben, sich während Veranstaltungen in vielen Momenten direkt zu sprechen ... Das gibt es nicht im digitalen Raum. Aber Digitalisierung wird dauerhaft in Teilen oder im Gesamtkonzept immer einen wichtigen Beitrag leisten. Und wie sehen Sie sich heute aufge- stellt mit Blick auf die veränderten Formate? Vielen Dank für das Gespräch. Das Interview führte Markus Rieger.

A M E H T L E T I T 22 Trotz Digitalisierung Hauptversammlungen werden durch Menschen erfolgreich ELKE STROTHMANN Geschäftsführende Gesellschafterin, AAA HV Management GmbH strothmann@aaa-hv.de Die virtuelle Hauptversammlung scheint unaufhaltsam auf dem Vormarsch, im Fokus sind digitale HV-Technik und Tools. Doch ebenso erfolgskritisch für jede HV bleibt der Faktor Mensch – und die perfekte HV-Organisation ist ein höchstpersönliches Business. Zum anderen ist die HV immer auch eine Bühne – mit der Chance, sich als Unter- nehmen bei Anlegern wie bei Investoren, beim beruflichen Nachwuchs wie in der medialen Öffentlichkeit mit gewinnendem Auftritt und überzeugendem Inhalt nach- haltig in Erinnerung zu rufen. Die Technik übernimmt ...? Professionelle Organisatoren Hauptversammlung bedeutet für Unterneh- men mehr denn je, in den Fokus aktivisti- scher Investoren, NGOs, misstrauischer Behörden oder Medien zu geraten. Diesem wachsenden Risiko versucht man in der HV-Planung mit vertieftem Fokus auf einen inhaltlich und formal unangreif- baren, technisch reibungslosen Ablauf entgegenzusteuern. Die virtuelle HV schafft vermeintlich gegenüber dem Publikum Dis tanz und Kontrolle. Risikovermeidung, Standardabläufe und Ressourcenscho- nung als größte Herausforderungen, virtu- elle Kontrolle und Distanz als sicherste Lösungen – man könnte meinen, auch im Kontext der HV-Organisation übernimmt künftig die Technik und der Mensch wird entbehrlich. Nach meiner Wahrnehmung aus der Praxis ist aber das Gegenteil der Fall: Nie waren kompetente Menschen wichtiger für den Erfolg der HV als heute. Zum einen werden effektive Abläufe und Risikovermeidung bei der HV nicht mit immer mehr Technik, sondern vor allem durch professionelle Organisatoren dahin- ter gewährleistet. Durch kompetente Men- schen also. Denn tatsächlich macht der Zuwachs an Technik das Format HV zu- nächst vor allem um ein Vielfaches kom- plexer. Diese wachsende Komplexität können nur entsprechend erfahrene oder geschulte Menschen in der HV-Planung durchdringen und steuern. Anders als Technik können Menschen flexibel jenseits von Teilthemen und -systemen denken und koordinierend erfassen, bei Bedarf greifen sie perfektio- nierend und korrigierend ein. Als HV-Dienst- leister wissen wir, wie erfolgskritisch das erfahrene und immer wieder geschulte Team für das Produkt HV ist. Die richtigen Menschen einsetzen Um diese Chance zu nutzen, braucht es nach meiner Überzeugung vor allem die richtigen Menschen – für Planung und Durchführung, vor und hinter den Kulis- sen der HV. Nur Menschen mit dem nöti- gen Know-how und Erfahrung, mit Kreati- vität und Einsatz schaffen das Außerge- wöhnliche und Zukunftsweisende, das ei- ne HV im besten Fall vermittelt. Dazu kann übrigens nicht zuletzt die neue Technik mit ihrer Vielfalt digitaler Tools und Systeme beitragen – wenn sie von Menschen mit entsprechender Kompetenz und Kreativität intelligent in die HV integriert wird. Denn Investoren wollen kein lebloses „Vor- standsfernsehen“, sondern wünschen sich ambitionierte Unternehmen, die sich modern und zukunftsfähig, mit Zug und Vision präsentieren. Warum also nicht die HV auch zu einem inspirierenden, digital smarten Bühnen- und Medienereignis mit HV MAGAZIN 04/2023

A M E H T L E T I T 24 Alles ist möglich – jetzt entscheidet der Markt Hauptversammlungsformate SABRINA BEDERKE Manager Technical Planning Corporate & Shows, m:con sabrina.bederke@ mcon-mannheim.de JOACHIM GRAFEN Head of Conception & Creation, m:con joachim.grafen@ mcon-mannheim.de NADINE RÖHRICH Marketing Communications Specialist, m:con nadine.roehrich@ mcon-mannheim.de Fotos: © m:con Moritz Schleiffelder (HEYMO Foto+Film) Nach drei Jahren Erfahrung mit der virtuellen HV kehren viele Unternehmen zur Präsenz-HV zurück. Doch auch Rufe nach der kombinierten Lösung, der sogenannten hybriden Aktionärsversammlung, werden lauter. 2024 wird zeigen, welches Format sich durchsetzt. Dreieinhalb Jahre lang hat die Digitalisie- rung bedingt durch die Coronapandemie einen nie dagewesenen Schub erfahren. Homeoffice, Zusammenarbeit auf Distanz und virtuelle Meetings wurden gang und gäbe. Das Jahr 2023 war das erste seit 2019, in dem keine pandemiebedingten Einschränkungen mehr galten. Und ob- wohl sich die digitale Arbeitsweise etab- liert hat, holen viele Arbeitgeber ihre Mitar- beiter zumindest teilweise zurück ins Büro. Gleiches kann man bei Hauptversammlun- gen beobachten: So haben sich fünf der neun Aktiengesellschaften, für die die m:con – mannheim:congress GmbH die Hauptversammlungen umsetzt, für eine Rückkehr zur Präsenz entschieden. Die vier anderen HVs fanden rein virtuell statt – keine der neun Aktiengesellschaften hat sich für eine hybride Durchführung ihrer Hauptversammlung entschieden. Einige der Präsenzversammlungen wurden zwar in das Aktionärsportal gestreamt, aller- dings ohne Beteiligungsmöglichkeit für die Zuschauer, sondern lediglich als Erwei- terung der Präsenzveranstaltung. Virtuelle Hauptversammlungen – Learnings aus den Vorjahren Vor allem in Sachen Location und Infrastruk- tur haben die Unternehmen gelernt. Die Nut- zung eigener Besprechungsräume am Unternehmensstandort für eine Hauptver- sammlung ist für alle Beteiligten herausfor- dernd, denn oftmals bieten diese nicht den notwendigen Platz sowie die Deckenhöhe für ein professionelles Studio- Set-up. Auch die teils sicherheit relevante Infrastruktur ist nicht immer gegeben und Regie, Backoffice und Dienstleister mussten oftmals in die angrenzenden Räumlichkeiten ausweichen. Aufgrund des hohen Aufwands, den die Umsetzung in eigenen Räumlichkeiten mit sich bringt, und nicht zuletzt auch durch die Rückkehr der Mitarbeitenden in Büros und Besprechungsräume sind die aller- meisten Hauptversammlungen – sowohl in Präsenz als auch virtuell – in Kon- gresszentren bzw. auf Messegelände zu- rückgekehrt oder ausgewichen. Neben der Professionalisierung des HV- Studio-Set-ups werden, im Unterschied zu der Zeit vor der Pandemie, auch die einzel- nen Aktionäre anders in den Ablauf einge- bunden und auf mögliches Zuschalten vor- bereitet. Aufgrund einiger Änderungen im deutschen Aktiengesetz müssen Anleger ihre Fragen nicht mehr bis mindestens 24 Stunden vor der HV einreichen. Die virtuel- le HV hat sich in diesem Punkt dem Ablauf einer Hauptversammlung in Präsenz stark angenähert. Anleger können nun auch bei virtuellen HVs ihre Auskunfts- und An- tragsrechte direkt wahrnehmen, ver- gleichbar dem Fall einer Präsenz-HV. Da diese Option nun vonseiten der Aktienge- sellschaft und weiterführend der Dienst- leister gewährleistet werden muss, müs- sen in logischer Konsequenz auch die ver- wendeten digitalen Plattformen diesen An- forderungen gerecht werden. Neben der einfachen Bedienbarkeit muss den Anle- gern klar ersichtlich sein, wie sie sich zu Wort melden bzw. zuschalten können. Vor dem tatsächlichen Liveschalten wurde mit den Aktionären eine Art Onboarding-Pro- zess durchgeführt, in dem sie von einem Mitarbeiter angeleitet wurden. Dieses On- HV MAGAZIN 04/2023

26 S I X A R P Im Gespräch mit Torsten Fues und Ian Stokes, Link Market Services „Es wird noch viele Innovationen im HV-Markt geben!“ TORSTEN FUES Managing Director Deutschland, Link Market Services IAN STOKES Managing Director Europe, Link Group Corporate Markets torsten.fues@linkmarketservices.de ian.stokes@linkmarketservices.de Foto: © GoingPublic Media / Eufemia Mayer-Madarasz Das HV Magazin sprach mit dem neuen Deutschland-Chef von Link Market Services, Torsten Fues, und dem Europa- Chef von Link Corporate Markets Ian Stokes über das neue Setting nach der Integration des Wettbewerbers Better Orange sowie über die Entwicklungen und Innovationen am HV-Markt in Deutschland und Europa. HV Magazin: Herr Fues, Herr Stokes, es war ein Paukenschlag inmitten der HV-Saison, als die Link Group Anfang Mai ankündigte, den Konkurrenten Bet- ter Orange zu übernehmen. War das ein Schnellschuss oder wie kam es dazu? Stokes: Nach dem allerersten Gespräch Anfang Februar und einem Management- Meeting danach haben wir sofort die große Chance erkannt, die das für uns bei Link bedeutete, mit Better Orange zusammen- zugehen sowie Führung, Technologie und Mitarbeiter in das Unternehmen zu integ- rieren. Die Gespräche waren von Anfang an sehr vertrauensvoll. Auch Link-CEO Vivek Bhatia stattete uns früh einen Besuch in München ab, um das Team kennenzulernen. Klar, die Due Diligence dauert dann in so einem Akquisitionspro- zess immer länger, als man sich das wünscht. Aber vom ersten Treffen und dem Händedruck an hatte ich immer das Gefühl, dass wir den Deal zu Ende bringen würden. Also eine planmäßige Umset- zung, kein Schnellschuss. Jetzt ist ein halbes Jahr ins Land gegangen, und nach dem Ende der HV-Saison gab es Gelegenheit, an den Strukturen zu arbeiten. Wie sieht nun das Ergebnis aus: In welcher Form sind Link Market Services Deutsch- land und die Better Orange IR & HV AG zusammengewachsen? Wer ist in der Verantwortung und wer führt das Gesamtunternehmen? Stokes: Der Deal war im Mai „done“ und wurde ja dann auch bekanntgemacht. Wir hatten beschlossen, mit der operativen Integration zu warten bis zum Ende der HV-Saison. Sicher ein ungewöhnliches Vorgehen, aber zielführend. Beide Teams, Link und Better Orange, konnten sich so voll auf die HV-Saison und auf ihre Kunden konzentrieren. Erst im August haben wir damit begonnen, mit den Teams zu spre- chen, wie wir sie in einer gemeinsamen Führungs struktur zusammenbringen. Und das Ergebnis? Stokes: Das Ergebnis ist, dass ich Ende des Sommers Torsten zum Managing Director und Leiter des Hauptversamm- lungsgeschäfts in Deutschland ernannt habe. Wir haben zudem ein Integrations- projekt innerhalb von Link gestartet, um sicherzustellen, dass wir die beiden Unter- nehmen so schnell wie möglich zusam- menbringen. Wie klappt dieser doch längere Integrationsprozess in der Praxis: Haben Sie Mitarbeiter verloren? Fues: Bisher kommen wir für die kurze Zeit gut voran, und keine einzige Beraterin, kein einziger Berater hat im Zuge dessen das Unternehmen verlassen. Wir sind jetzt mit beiden Teams knapp 50 Leute in der gemeinsamen Firma. Und es gilt weiterhin: Wir expandieren, wollen mehr Berater ein- stellen, haben bereits Zuwachs und suchen weitere Junior- wie Senior-Berater. HV MAGAZIN 04/2023

28 S I X A R P z s a r a d a M i - r e y a M a m e f u E / a d e M c i i l b u P g n o G © i : o t o F Fues: [lacht] Wir sind ja auch schon älter ... Im Ernst: Schon das Thema HV an sich ist für viele Menschen aus der U30-Generati- on keines. Wenn ich mit jungen Menschen über meinen Job spreche, speziell von Versammlungen in Präsenz mit voller Anwesenheit von Aktionären, Vorstand und Aufsichtsrat über mehrere Stunden, dann schütteln die meisten den Kopf. Was nicht digital stattfindet, ist für viele schlicht irrelevant. Wenn sie sich nicht einloggen können, um ein Meeting partiell zu verfolgen, etwa um Fragen zu stellen oder auch mit abzustimmen, dann wird es nicht wahrgenommen. Stokes: Unter anderem deshalb haben wir vergangenes Jahr in Großbritannien eine App namens „LinkVote+“ eingeführt, mit der Aktionäre sich zu Beginn einer Ver- sammlung registrieren und dann darüber auch abstimmen können. Wir haben die in Großbritannien entwickelte Technologie schon in unser australisches Geschäft übernommen. Ich möchte gemeinsam mit Torsten untersuchen, inwieweit diese Technologie auch auf den deutschen Markt übertragbar wäre. In Deutschland ist die Rechtslage komplexer, das haben wir ja schon gesagt, aber wenn man über diese App etwa auch die Fragen der jünge- ren Aktionäre mit aufnehmen könnte, wäre das großartig. Kurz zur aktuellen Emittentensicht auf die HV. Es galt ja bisher die Regel: Je größer ein Unternehmen und je mehr Aktionäre es hat, desto eher wählt das Management die virtuelle HV, schon um Kosten zu sparen. Viele kleinere AGs bevorzugen aber nach wie vor das traditionelle Modell einer Präsenz-HV. Wie wird die Entwicklung 2024 und darüber hinaus weitergehen? Fues: Für die nächste Saison wird diese Regel sicher noch gelten. Wobei einige Unternehmen nach einigen Jahren virtuel- ler HV sicher für eine Saison wieder zur Präsenz zurückkehren, wenn ihre Aktio- näre sich das wünschen. Es wird aber nicht mehr die „alte“ Präsenz-HV sein. Die Technik des Streamings etwa ist nicht mehr wegzudenken. Wegen eines Buffets durch das halbe Land zu reisen, um an einer HV teilzu- nehmen: Ist das noch zeitgemäß oder war es das überhaupt jemals? Stokes: Lange war die Hauptversammlung auch so etwas wie „Brot und Spiele“ für die Aktionäre. Die Menschen, die ihr Geld in ein Unternehmen investieren, statt es aufs Sparbuch bei der Bank zu legen, wollen auch mitgenommen werden vom Vor- stand, sie wollen Bestätigung, dass sich ihr Investment rentiert, dass es eine gute Sache ist und mit ihrem Geld gute Produkte gemacht werden. Zu einer guten HV gehört zudem auch, dass man als Aktionär Spaß HV MAGAZIN 04/2023 „Das Thema HV an sich ist für viele Menschen aus der U30- Gene- ration keines.“ Torsten Fues hat auf so einer Versammlung und glück- lich ist, dabei zu sein. Das mag aus heuti- ger Sicht eine Idealvorstellung sein. Jedenfalls hat die Hauptversammlung einiges von ihrem früheren Charakter ver- loren. Die Umfänge haben sich geändert und die Prozesse werden immer formaler. So ist es schwer, die Menschen zu begeis- tern. Wie könnte man denn bei Aktionären wieder mehr Begeisterung für die HV schaffen? Stokes: Die Virtualität ist ein Schritt in die richtige Richtung. Unsere App vielleicht auch. Und es wird sicher noch viele Inno- vationen geben im HV-Markt. Herr Fues, Herr Stokes, danke sehr für Ihre Zeit und die interessanten Einblicke in einem spannenden Marktumfeld. Das Interview führte Simone Boehringer. Eine umfassendere Version dieses Interviews unter: bit.ly/interviewgplink

30 S I X A R P GEGENÜBERSTELLUNG DER PRÄMIERTEN CEO-REDE DES BASF-CEO MIT CHATGPT-VERSIONEN Der direkte Vergleich von Menschen- und Maschinenprodukt zeigt, wo bislang die Schwächen der KI liegen: ungesicherte Fakten und wenig anschauliche Beispiele. Stattdessen: zahlreiche Floskeln, stilistische Fauxpas und generalisierende Aussagen. Prompt für ChatGPT Schreibe einen Absatz für die Hauptversamm- lungsrede von BASF, gehalten von Dr. Brudermüller. In diesem Absatz soll die Reduzierung des Carbon Footprints für BASF-Produkte anschaulich gemacht werden. 1) Umständliche Redefloskel, die nach Möglichkeit zu ver- meiden ist. 2) Unnötige Über- treibung mit obendrein marti- alisch-militärischem Sprach- gebrauch. Unsensibel, beson- ders in Kriegszeiten. 3) Nomi- nalstil. Unnötige „Aufblä- hung“; 4) Stil: doppelter Geni- tiv; 5) Innerhalb wie vieler Jahre genau? 6) Wahrheits- gehalt unbekannt. Kompli- zierter Satzbau. 7) „Innovatio- nen haben innovative Lösun- gen ermöglicht“ – leere Phrase; 8) Floskel: „weiterhin unermüdlich daran arbeiten“; 9) vgl. Anm. 1; 10) Unklare Aussage: „Ziele gesetzt, um zu reduzieren“. Gemeint ist: „Reduktionsziele gesetzt“ oder: „ehrgeizige Ziele gesetzt in Sachen CO2-Reduktion“. 11) Leere Redefloskel („über das Reden reden“). 12) Unnö- tige und verwirrende Vermen- gung der Metaphoriken von „Fußabdruck“ und „Schritte“; 13) Floskel; 14) Davon geht man ohnehin aus. Welche Technologien sind es denn genau? 15) Floskel („ent- schlossener Einsatz“) und „schiefes“ Bild: Der Abdruck soll ja gerade nicht „nachhal- tig“ sein. Redaktionelle Mitarbeit beim VRdS: Marleen Triebiger ChatGPT 1 Sehr geehrte Aktionäre, geschätzte Gäste, ChatGPT2 Sehr geehrte Aktionärin- nen und Aktionäre, Ich freue mich, Ihnen heute berichten zu kön- nen1, wie BASF weiterhin an vorderster Front im Kampf gegen den Klima- wandel steht.2 Unsere Verpflichtung zur Reduzie- rung3 des Carbon Foot- prints unserer Produkte4 ist ein zentraler Bestand- teil unserer Nachhaltig- keitsstrategie. Stellen Sie sich vor, wir haben in den letzten Jahren5 bereits so viel CO2 vermieden, dass es einer Flotte von über 1 Mio. Autos entspricht, die zehn Jahre lang konti- nuierlich rund um die Welt fahren würden6. Diese eindrucks volle Zahl ver- deutlicht, wie wir aktiv dazu beitragen, unseren Planeten zu schützen. Unsere Forschung und Innovationen haben es uns ermöglicht, innovative Lösungen zu entwickeln7, die nicht nur die Umwelt- belastung reduzieren, sondern auch die Effizienz und Leistung unserer Pro- dukte steigern. Wir sind stolz darauf, Vorreiter in der Chemieindustrie zu sein, und werden weiter- hin unermüdlich daran arbeiten8, unseren Carbon Footprint noch weiter zu minimieren, um eine nach- haltige Zukunft für uns alle zu gestalten. ich freue mich heute, Ihnen einen bedeutenden Meilenstein in der Nach- haltigkeitsagenda von BASF vorstellen zu kön- nen.9 Im Jahr 2023 haben wir uns ehrgeizige Ziele gesetzt, um den Carbon Footprint unserer Pro- dukte deutlich zu reduzie- ren10. Lassen Sie mich dies anschaulich verdeut- lichen11: Stellen Sie sich vor, jedes unserer Pro- dukte sei ein Schritt auf dem Weg zu einer nach- haltigeren Zukunft. Jeder dieser Schritte ist mit einem Fußabdruck verse- hen12, der unser Engage- ment für Umweltschutz widerspiegelt. Heute kön- nen wir mit Stolz verkün- den13 , dass wir diesen Fußabdruck deutlich ver- kleinern. Wir haben inno- vative Technologien ent- wickelt und effiziente Prozesse implementiert, um den CO2-Ausstoß bei der Herstellung unserer Produkte zu minimieren.14 Dies ist nicht nur ein wich- tiger Schritt für BASF, son- dern auch für die gesamte Branche und unsere Welt. Wir setzen uns entschlos- sen dafür ein, dass die Abdrücke, die wir in der Natur hinterlassen, nach- haltig und zukunftsfähig werden15. Original Und damit zur fünften Priorität: Wir sind Vorreiter bei CO2- armen und CO2-freien Produkten für unsere Kunden. BASF ist das weltweit größte Chemieunternehmen. Wir wollen aber nicht nur groß und profitabel sein. Wir wollen auch führend bei der Klimaneutralität sein. Das erreichen wir nur mit Produkten, die Netto-null-CO2-Emissionen haben. Denn diese Produkte brauchen unsere Kunden, um wiederum ihre CO2-Emissionen zu senken. Wir sind fest davon überzeugt: Das ist die Zukunft der Chemie! Und das bestätigen unsere Kunden. Sie fragen uns: „Wann bekomme ich Euer Produkt ohne CO2-Fußab- druck?“ Wir berechnen den CO2-Fußabdruck all unserer weltweit rund 45.000 Verkaufsprodukte. Einige von ihnen bieten wir schon heute mit weniger CO2 oder sogar mit netto-null CO2 an. Wir gehen davon aus: Im Jahr 2030 wird die Marktnachfrage nach CO2-freien Produkten grö- ßer sein als das Angebot. Das Rennen wird dann das Unternehmen machen, das diese Produkte in ausrei- chenden Mengen anbieten kann. Und das wollen wir bei BASF sein! Ganz besonders in Europa bedeutet das, über dem Markt zu wachsen und Marktanteile zu gewinnen. Ebenfalls entscheidend für den Erfolg: Wir werben bei der Politik für das richtige regulative Instrumentarium. Außerdem vereinbaren wir individuelle Strategien, um mit unseren Kunden und Lieferanten Emissionen zu reduzie- ren. Unsere Teams sind mit hohem Engagement und viel Kreativität dabei, BASF so einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen! Lassen Sie mich an einem Beispiel erläu- tern, um was es geht. Nehmen wir einen Sportschuh. Davon haben wir alle mindestens ein Paar zu Hause. In diesem Schuh steckt unser innovatives Material Infinergy: ein Hochleistungskunststoff von BASF, der wegen seiner guten Dämpfung in der Sohle von Lauf- schuhen steckt. Am Anfang bedeutete das eine CO2- Belastung von rund einem halben Kilo pro Schuhsohle. Jetzt haben wir den CO2-Fußabdruck bereits halbiert. Und in Zukunft wird er Richtung null gehen. Wie machen wir das? Indem wir Strom aus Erdgas durch Grünstrom erset- zen. Statt fossile Rohstoffe nehmen wir nachwachsende, abfallbasierte oder recycelte Rohstoffe. Also z.B. Palmöl, Rizinusöl oder Pyrolyseöl aus Kunststoffabfällen. Und mit der Methode zur Massenbilanzierung ordnen wir bestimmte Mengen dieser CO2-reduzierten Bausteine unseren Produkten zu. Damit stellen wir den CO2-Fußab- druck genauso ein, wie es der Kunde wünscht. Dosierung aneinanderreiht. Es gilt vielmehr die alte hermeneutische Weisheit: Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile. Vor allem intuitive Kenntnisse und das bei Mut- tersprachlern fein ausgeprägte immanente Wissen über Bedeutungsnuancen oder Wir- kungsunterschiede von Worten und Sätzen kann die KI nicht nachahmen – jedenfalls bisher nicht. Stattdessen arbeitet sie mit Wahrscheinlichkeiten. Das heißt: Sie produ- ziert eben gerade nicht das Originelle oder Überraschende, sondern reproduziert das Erwartbare. Das wird deutlich, wenn man einen echten „menschengemachten“ Text mal mit dem vergleicht, was eine KI geschrie- HV MAGAZIN 04/2023

32 S I X A R P Die Abstimmungsrichtlinien der Proxy Adviser 2024 Entlastung in Gefahr? MATTHIAS NAU Head of Market DACH Region, Georgeson matthias.nau@georgeson.com Jedes Jahr im Spätherbst erwarten Emittenten und Inves- toren mit Spannung die Neuerungen zu den Abstimmungs- richtlinien der Stimmrechtsberater („Proxy Adviser“) ISS, Glass Lewis und des BVI (Deutscher Fondsverband)1, die in der kommende Hauptversammlungssaison die Benchmark für die Abstimmungsergebnisse liefern. Die wichtigsten Themen, die Emittenten 2024 im Blick haben müssen, wer- den hier vorgestellt. Entstehen der Abstimmungsrichtlinien Abstimmungsrichtlinien von Stimmrechts- beratern geben Aktionären eine Empfeh- lung, wie auf einer Hauptversammlung ab- gestimmt werden sollte. Die Abstimmungs- richtlinien entstehen bei ISS und Glass Lewis nach ausführlicher Beratung mit Kunden. Beim BVI entscheidet ein Gremium nach inten- siver Beratung mit den Mitgliedern, sprich den deutschen Fondsgesellschaften, über die Leitlinien der kommenden Saison. IVOX berücksichtigt neben den „Analyse Leitlinien für Hauptversammlungen“ (ALHV)2 des BVI für seine Richtlinien zusätzlich den Deut- schen Corporate Governance Kodex3. Die Zielgruppe für die Richtlinien von IVOX sind dabei fast ausschließlich deutsche Invest- mentmanager, von denen die meisten auch Mitglieder des BVI sind. ISS-Updates Die finalen Änderungen zu den Europäischen Abstimmungsrichtlinien von ISS für 2024 la- gen leider bis zum Redaktionsschluss nicht vor. Sie werden im Laufe des Dezembers er- wartet und ab Februar 2024 gültig sein. Als Teil des Prozesses zur Formulierung der Abstimmungsrichtlinien für das Folgejahr führt ISS eine „globale Benchmark-Umfrage“ durch, an der sich diverse Marktteilnehmer beteiligen können. Die Umfrage war dieses Jahr von 29. August bis 21. September 2023 offen, und die Ergebnisse hierzu wurden am 31. Oktober 2023 veröffentlicht4. Es gin- gen 455 Antworten ein: 239 von Anlegern und mit Anlegern verbundenen Organisatio- nen sowie 216 von Nicht-Anlegern. Von den 25 Fragen, die in der Umfrage gestellt wur- den, bezogen sich neun auf Märkte außer- HV MAGAZIN 04/2023 halb Europas, neun auf „Say on Climate“ und sieben auf andere „Environmental-&- Social“-Themen. Glass-Lewis-Updates Die aktualisierten Europäischen Abstim- mungsrichtlinien von Glass Lewis wurden bereits im November veröffentlicht. Für Deutschland wurde zusätzlich ein spezifi- sches Dokument erstellt5. In letzteren sind insbesondere zwei Änderungen her- vorzuheben: 1. Vergütungspolitik des Vorstands Eine gleichzeitige Umsetzung einer neuen oder geänderten Vergütungspolitik soll in allen aktiven Verträgen von Vorstands- mitgliedern vorgenommen werden. Eine gestaffelte Umsetzung, wenn beispielsweise beschlossene Änderungen erst bei der Erneuerung eines mehrjährigen Vertrags eines Vorstandsmitglieds umgesetzt würden, könne nicht nur die Transparenz behindern, sondern auch Minderheitsaktionäre benach- teiligen, die zuvor strukturelle Bedenken geäußert hatten. 2. Offenlegung der verdienten/bezahlten Vergütungen Weitere Änderungen der Abstimmungsricht- linien betreffen die Offenlegung der indivi- duellen Vergütung von Vorstandsmitgliedern. So soll es zukünftig eine negative Empfeh- lung bei der Zustimmung zum Vergütungs- bericht geben, wenn Informationen über die Zuteilung von Leistungen oder unverfall- baren Ansprüchen im Berichtsjahr ohne eine stützende und zwingende Begrün- 1) www.bvi.de 2) www.bvi.de/service/muster-und-arbeitshilfen/ 3) www.dcgk.de/de 4) www.issgovernance.com/file/policy/2023/2023-ISS- analyse-leitlinien-fuer-hauptversammlungen-alhv Benchmark-Survey-Summary.pdf 5) www.glasslewis.com/voting-policies-2024

34 S I X A R P „Real-Life-Erfahrungen“ der Alzchem Group AG „Say-on-Climate“ im Praxistest DR. CORNELIUS SIMONS LL.M. (CORNELL) General Counsel & Compliance Officer, Alzchem Group AG cornelius.simons@alzchem.com Klima, Klima, Klima, alle reden über das Klima. Nur eine Gruppe war bisher von der Diskussion ausgeschlossen: die Aktionäre. Zumindest die deutschen. Denn in anderen Ländern, wie vor allem Frankreich und Großbritannien, gehören Klimabeschlüsse vor allem der massiv CO2-emit- tierenden Gesellschaften schon länger zur Tagesordnung. Aktiengesetz kein Hindernis Juristische Gründe allein können für die deutsche Zurückhaltung jedenfalls keine Rolle spielen, denn auch wenn die Aktionäre ihre Verwaltungen nach dem Aktiengesetz nicht dazu zwingen können, ein Klima-Vo- tum auf die Tagesordnung zu setzen, sind sie dennoch nicht allein auf ihr Rede- und Auskunftsrecht sowie den Entlastungsbe- schluss beschränkt. Vielmehr steht es dem Vorstand frei, den Aktionären die Beschluss- fassung über eine „Geschäftsführungsmaß- nahme“ auch aus eigener Initiative vorzu- schlagen. Und eben so hat es auch die Alzchem Group AG in der Hauptversammlung 2023 getan – freilich ohne zu ahnen, dass sie damit in der vergangenen HV-Saison die einzige börsennotierte Gesellschaft mit einer solchen Agenda bleiben sollte. Aber wie ist es zu dieser Entscheidung über- haupt gekommen? Hätte sich die Alzchem nicht auch hinter all den prominenten Vorbildern verstecken und nach einem Rekord-Geschäftsjahr einfach eine traditio- nelle Hauptversammlung durchführen kön- nen? Bei den Überlegungen hierzu haben die Interessen der Aktionäre eine bedeutende Rolle gespielt. Denn an die Verantwortlichen der Gesellschaft wurden – wie an die che- mische Industrie überhaupt – schon wegen ihres immensen Energiebedarfs bei jeder sich bietenden Gelegenheit bohrende Fra- gen nach der Nachhaltigkeit ihrer Wirt- schaftsaktivitäten gestellt. Das hat die Alzchem schon seit Längerem dazu moti- viert, eine belastbare Umwelt strategie zu entwickeln. Von der Begründungsbedürftig- keit des eigenen Tuns über die Entwicklung eines dezidierten CO2-Profils bis zur Vorlage eines Klimafahrplans an die Aktionäre war dann gar kein so großer Schritt mehr. Juristisches ... Zumindest in der Theorie. Denn die prakti- sche Vorbereitung der Hauptversammlung war reinste Pionierarbeit, zumal kein einzi- ges der ausländischen Vorbilder für eine deutsche Gesellschaft ohne weiteres ver- wertbar war. Das kleinste Problem stellten dabei noch die juristischen Fragen dar. Ein paar Weichen mussten aber dennoch gestellt werden: So sprachen gegen einen regulären Zustimmungsbeschluss der Haupt- versammlung vor allem die „Fluidität“ eines naturgemäß über Jahre laufenden Klimaplans, aber auch die vielfältigen, für die Verwaltung nicht zuverlässig kontrol- lierbaren Reaktionsmöglichkeiten darauf. Das reine Konsultativvotum schien der Gesellschaft darauf die passende Antwort. Dass auch ein solcher, bloß beratender Beschluss theoretisch anfechtbar ist, spielte angesichts der überschaubaren Rechtsfolgen – eines unveränderten Klimafahrplans, nur mit gekipptem Aktio- närsvotum – kaum eine Rolle. Schon größeres Interesse fand dagegen die Aus- sicht auf eine faktische „Enthaftung“ der Organmitglieder für die Folgen eines „schad- haften“ Fahrplans in Anlehnung an § 93 Abs. 4 AktG. „Konsultativbeschluss“ – das löst Asso- ziationen zum vertrauten „Say-on-Pay“ aus. Und ganz ähnlich wollte auch die Alzchem die Einbeziehung ihrer Aktionäre verstan- den wissen: Mit ihrem Votum sollte die Hauptversammlung der Gesellschaft ihre Rückendeckung (oder eben ihre Ableh- HV MAGAZIN 04/2023

Foto: © jokatoons –stock.adobe.com sponsored by R E N R O C A I R T S U A 36 Studie: Die börsennotierte Österreich AG in Zahlen Listed Austria MARKUS RIEGER Gründer und Vorstand, GoingPublic Media rieger@goingpublic.de Wie hoch ist der Wert aller börsennotierten österreichischen Unternehmen? Und wie groß ist ihre volkswirtschaftliche Bedeutung, gemessen an kumulierten Bilanzzahlen? Mit diesen Fragen setzte sich GoingPublic im Okto- ber 2023 im Rahmen einer Studie auseinander. Struktur des österreichischen Aktienmarktes Die von GoingPublic und AfU Research zu- nächst ermittelte Grundgesamtheit um- fasst 73 Unternehmen (siehe Abb. 1), da- runter auch die beiden 2023er Börsen- neulinge EuroTeleSites und Austriacard Holdings. 58 Emittenten oder rund 80% sind in den gesetzlich regulierten Marktseg- menten notiert: • 42 im prime market, wovon 20 den „Austrian Traded Index“ (ATX) bilden; • 16 im standard market. Weitere zehn finden sich in „Vienna MTF“, dem börsenregulierten Markt und vergleichbar ABB. 1: STUDIEN-GRUNDGESAMTHEIT (ZAHL EMITTENTEN) Segment prime market, ATX (Index) prime market weitere standard market Zwischen-Summe „gesetzlich reguliert“ direct market plus direct market Zwischen-Summe „börsenreguliert“ Österreichische Auslandslistings Gesamt 30.9.23 20 in % 27,40% 22 16 58 6 4 10 30,14% 21,92% 79,45% 8,22% 5,48% 13,70% 5 6,85% 73 100,00% Quelle: AfU Research, GoingPublic Research HV MAGAZIN 04/2023 Langversion der Studie: https://bit.ly/listedaustria dem deutschen Freiverkehr wieder, davon vier im „direct market“ und sechs im „direct mar- ket plus“. Darüber hinaus sind fünf öster- reichische Unternehmen Teil der Analyse, die ihr Primärlisting im Ausland haben. Neben AMS-OSRAM, Kontron und Fabasoft zählen hierzu die beiden Biotechnologie-Werte Hooki- pa Pharma und Nabriva Therapeutics. Einordnung nach Marktkapitalisierung Blickt man auf die Börsenwerte, so zeigt sich bei „Listed Austria“ eine große Konzen- tration auf die Large Caps (siehe Abb. 2). 28% bzw. 38,4% der Emittenten weisen eine Marktkapitalisierung größer 1 Mrd. EUR auf, weitere sechs liegen zwischen 500 Mio. und 1 Mrd. EUR (Kategorie „Mid Cap“, 8,2%). 16 Unternehmen liegen zwischen 100 Mio. und 500 Mio. EUR (Kategorie „Small Cap“). In die Kategorien Micro- (10 Mio. bis 100 Mio. EUR) und Nano Caps (unter 10 Mio. EUR) fallen 19 (26,0%) respektive 16 (5,5%) der gelisteten Firmen. Betrachtet man die absoluten Bör- senwerte, so geben ganz klar die in den gesetzlich regulierten Segmenten geliste- ten Emittenten den Ton an. Von der Gesamt- Marktkapitalisierung der „Österreich AG“ in Höhe von 122,4 Mrd. EUR (29.9.2023) ent- fallen 97,5% auf sie (siehe Abb. 3). Mit Neu- zugängen wie EuroTeleSites (716 Mio. EUR Börsenwert am Listingtag) und Austria- card Holdings (244 Mio. EUR) kann’s in je- dem Fall weitergehen, denn beide bringen zusammen fast eine Mrd. EUR auf die Waa- ge. Unter dem Namen EuroTele Sites fir- miert das bisherige Funkturm- Geschäft der Telekom Austria, Austriacard Holdings präsentiert sich als Spezialist für Datensi- cherheit und digitale Transformation seit März an der Wiener Börse. Blickt man auf die Einzelwerte, so stechen in Sachen Bör- senwert drei Werte heraus: OMV (14,8 Mrd. EUR Market Cap), Erste Group (14,1 Mrd. EUR) sowie die VERBUND AG mit 13,1 Mrd. EUR. Alle drei zusammen vereinigen rund 42 Mrd. EUR Marktkapitalisierung auf sich und stehen für 34,3% und damit mehr als ein Drittel der gesamten „Österreich AG“. Rechtsformen und Aktiengattungen Während die seit 2004 mögliche Rechtsform der Europäischen Aktiengesellschaft (Socie- tas Europaea; SE) in der deutschen Börsen- welt große Beliebtheit erlangte, scheint dieser Trend an Österreich vorbeigegangen zu sein. Gerade einmal die Wiener Privatbank sowie der Baukonzern Strabag firmieren als SE). Neben den 68 klassischen Aktien- gesellschaften verbleiben darüber hinaus drei „Exoten“. Dies sind Feuerfest-Spezialist

38 L A G E L § Prüfungsmaßstab bei Einberufungs- und Ergänzungsverlangen nach § 122 AktG OLG Frankfurt a.M., Beschluss vom 07.07.2023 – 20 W 93/23 AG Die Geltendmachung von Unterlassungs-, Ersatz- oder Ausgleichsansprüchen gegen Organmitglieder oder herrschende Gesell- schafter ist grundsätzlich nicht Sache der Aktionäre, sondern Sache der Gesell- schaft und ihrer Organe. Bleiben die zuständigen Gesell- schaftsorgane aller- dings untätig, kön- nen die Aktionäre selbst aktiv werden. Wichtigste Instru- mente sind dabei die Sonderprüfung (§ 142 AktG), die Be- stellung eines besonderen Vertreters zur Geltendmachung von Ansprüchen der Ge- sellschaft (§ 147 AktG) und die Aktio- närsklage (§ 148 AktG). Die Hürden und der Aufwand sind allerdings hoch und in der Regel bedarf es zunächst eines Be- schlusses der Hauptversammlung, bevor die Gerichte eingeschaltet werden kön- nen. DR. THOMAS ZWISSLER Aus Sicht der betroffenen Gesellschaft stellt sich in streitigen Situationen die Fra- ge, ob einschlägigen Einberufungsverlan- gen (§ 122 Abs. 3 AktG) oder Verlangen auf Ergänzung der Tagesordnung (§ 122 Abs. 2 AktG) nachzukommen ist oder die Befas- sung der Hauptversammlung verhindert werden kann. Damit stellt sich die Frage nach den Anforderungen, die an Einberu- fungsverlangen bzw. Verlangen auf Ergän- zung der Tagesordnung zu stellen sind. HV MAGAZIN 04/2023 Anforderungen an Einberufungsverlangen § 122 Abs. 2 und Abs. 3 AktG verlangen je- weils ein Quorum von mindestens 5% des Grundkapitals. Zudem müssen die antrag- stellenden Aktionäre eine Vorbesitzzeit von mindestens 90 Tagen nachweisen können. Über diese formalen Anforderungen hin- aus entspricht es allgemeiner Meinung, dass Verlangen nach § 122 Abs. 2 und Abs. 3 AktG nicht rechtsmissbräuchlich sein dürfen. Wann von einem Rechtsmissbrauch aus- zugehen ist, ist an sich eine Frage des Ein- zelfalls. In der Rechtsprechung haben sich aber bestimmte Fallgruppen herauskris- tallisiert, die einen Rechtsmissbrauch begründen können. Eine dieser Fallgrup- pen betrifft den Fall, in dem das Verlangen auf eine gesetz- oder satzungswidrige Beschlussfassung in der Hauptversamm- lung abzielt. Es ist daher nicht über- raschend, wenn Aktiengesellschaften ihre Rechtsverteidigung bei Einberufungs- oder Ergänzungsverlangen zumindest auch auf diesen Punkt stützen. Sonderprüfung und Bestellung eines besonderen Vertreters In dem hier zu besprechenden Fall stan- den nach Auffassung eines Minderheitsge- sellschafters Ansprüche der Gesellschaft gegen den Mehrheitsgesellschafter und den hinter diesem stehenden Vorstands- vorsitzenden wegen eines Falls des sog. „Asset Stripping“ im Raum. Der Minder- heitsgesellschafter strebte daher die Be- stellung eines besonderen Vertreters an, der Ersatzansprüche geltend machen sollte. Im ersten Anlauf war er jedoch mit einem Antrag auf Einberufung einer Haupt- versammlung mit entsprechender Tages- ordnung gescheitert. Das insoweit zustän- dige Amtsgericht Frankfurt a.M. sah die Vorwürfe zunächst als zu unbestimmt an. Bevor es zu einem zweiten Antrag kam, der dann Gegenstand der hier zu bespre- chenden Entscheidung des OLG Frankfurt a.M. wurde, veranlasste die Gesellschaft bzw. der Mehrheitsgesellschafter selbst eine Beschlussfassung der Hauptver- sammlung über die Durchführung einer Sonderprüfung. Hintergrund war wohl der Versuch, die Vorwürfe proaktiv zu entkräf- ten und den Angriffen des Minderheitsge- sellschafters „den Wind aus den Segeln zu nehmen“. Folgerichtig argumentierte die Gesellschaft im Verfahren, die behaupte- ten Sachverhalte seien im Rahmen der Sonderprüfung bereits umfassend abge- handelt worden und das Ergebnis sei negativ. Die seitens des Minderheitsaktio- närs begehrten Beschlussfassungen sei- en daher rechtsmissbräuchlich, zumin- dest aber treuwidrig und damit auch nicht gesetzeskonform. Entscheidung des OLG Frankfurt a.M. Das OLG Frankfurt a.M. folgte der Argumen- tation der Gesellschaft nicht und gab dem Einberufungsverlangen des Minderheitsge- sellschafters statt. Es bestätigte damit die Ausgangsentscheidung des Amtsgerichts, das diesmal keine Bedenken gegen die Bestimmtheit des Begehrens des Minder- heitsgesellschafters mehr hatte. Bedeutsam ist die Entscheidung des OLG Frankfurt a.M. vor allem deshalb, weil sich das Gericht in seiner Entscheidung inten- siv mit der Frage auseinandersetzt, wel- chen Maßstab Gerichte anzulegen haben, wenn es im Kontext eines Einberufungs- oder Ergänzungsverlangens nach § 122

I E F E R B K C E T S 40 Locations & Technik 2024! Zwölf Dienstleister für Hauptversammlung, Konferenz & Co. im Portrait Physisch, virtuell oder hybrid? Wie wird die Hauptversammlung der Zukunft aussehen? Auf den folgenden Seiten präsentieren sich zwölf Anbieter von Veranstaltungsräumlichkeiten und/oder Tech- nik für die Aktionärstreffen von morgen. Dies in Form eines jeweils halbseitigen Steckbriefs, der die wichtigsten Informationen wie Adresse, Kontaktdaten und Referenzen enthält. In knapper Form werden auch die Räumlichkeiten sowie das Spezialwissen der Technik-Dienstleister vorgestellt. Zusätzlich geben Fotos von Tagungssälen und für die virtuelle HV geschaffenen Studio-Situatio- nen erste Einblicke. Dazu werden Neuerungen präsentiert, die gerade in Pandemie-Zeiten implementiert wurden. Der Steckbrief ist eine Sonderwerbeform im vorliegenden Special „HV Organisation 2024 – Location, Technik, Zukunft“. Für den Inhalt des Steckbriefs ist allein der Dienstleister verantwortlich, es erfolgt keine redaktio nelle Prüfung. Anbieter von Locations und Technik im Überblick: Seite — Börse München — B&S multimedia solution — ConferenceCenter Haus der Bayerischen Wirtschaft — Congress Center Rosengarten — Dorian Lounge im Airport Club Frankfurt — EQS Group — Grünebaum | the burrow — Kultur- und Kongresszentrum Liederhalle — myticket Jahrhunderthalle Frankfurt — Messe Essen — Velten Veranstaltung & Technik — World Conference Center Bonn 40 41 41 42 42 44 44 45 45 46 46 47 BÖRSE MÜNCHEN Nutzen Sie das Flair einer Börse im Herzen der Stadt München: Die Räumlichkeiten der Börse München am Karolinenplatz eignen sich ideal für kleinere Hauptversammlungen. Zusätzliche Räume für Inter- views oder Investorengespräche und ein klassisch-moderner Saal für begleitende Aufsichtsratssitzungen runden das Angebot ab. Räumlichkeiten Ein moderner, heller Tagungsraum mit Blick auf den Karolinenplatz bietet Platz für bis zu 80 Personen und ist mit allen modernen Kommunikationstechniken ausgerüstet. Das reprä- sentative Foyer eignet sich ideal für Catering und ungezwungenes Get-together – eine Medienwand kann optional genutzt werden. Im Sitzungssaal mit seiner Kombination aus moderner Technik und gediegenem Mobiliar finden ca. 20 Personen am Sitzungstisch Platz. Catering Unsere Gastronomiepartner stehen Ihnen bei der Planung und Durchführung von Veranstal- tungen zur Seite. Gerne können Sie sich für einen unserer Partner frei entscheiden. Specials Die Börse München verfügt über eine jahrelange Erfahrung in der Organisation von eigenen Analystenkonferenzen, außerdem wurden bereits zahlreiche Hauptversammlungen durchgeführt. Eine persönliche und freundliche Behandlung aller Anfragen ist unser Anliegen, Besichtigungen nach Termin absprache sind jederzeit gerne möglich. Referenz-Events In der Börse München finden jährlich zahlreiche Veranstaltungen statt – darunter namhafte Marktführer und börsenorientierte Unternehmen im Rahmen von Hauptversammlungen, Investoren- und Pressekonferenzen, Tagungen, Workshops, Seminare, Roadshows und vieles mehr. Adresse Börse München | Karolinenplatz 6 | 80333 München Telefon 089-549 045-0 E-Mail events@boerse-muenchen.de Web-Adresse www.boerse-muenchen.de/raumvermietung HV MAGAZIN 04/2023/HV Organisation 2024 – Location, Technik, Zukunft . . m o c e b o d a k c o t s – m a N e k c a J © i i : n o i t a r t s u l l I

I E F E R B K C E T S 42 CONGRESS CENTER ROSENGARTEN DORIAN LOUNGE IM AIRPORT CLUB FRANKFURT Viel kreativer Raum in gut erreichbarer, zentraler Lage: Hier trifft sich Wissenschaft, Wirtschaft, Kultur und Show. Live vor Ort am Wasserturm in Mannheim, in digitaler oder hybrider Form – für jede Veran- staltung individuell anpassbar. Räumlichkeiten Das Congress Center Rosengarten mit 22.000 m² Nutzfläche bietet im Herzen Mann- heims maßgeschneiderte Lösungen für jede Veranstaltung. Im Rosengarten finden bis zu 9.000 Gäste Platz. Bis 2025 wird das Angebot noch um einen Multifunktionssaal mit 600 m² Fläche für bis zu 510 Personen im Plenum erweitert. Über die Full-Service-Agentur m:con - mannheim:congress GmbH gibt es Optionen auf weitere Eventlocations mit einer großen Spanne von passenden Räumlichkeiten in der Metropolregion Rhein-Neckar. Catering Das direkt an das Kongresshaus angegliederte Dorint Kongresshotel Mannheim ist Partner des CC Rosengarten in den Bereichen Catering und Hotel. Referenzen Seit über 30 Jahren bietet die m:con – mannheim:congress GmbH mit ihren Partnern und Dienstleistern den vollen Service für eine erfolgreiche Komplettlösung von Veranstaltungen. Zu den Leistungen der Agentur zählt neben Konzeption, Kommunikation, Teilnehmer- und Referentenmana- gement auch die technische Betreuung. Die m:con – mannheim:congress GmbH betreut bereits seit Jahren Hauptversammlungs-Stammkunden wie die BASF SE, die Bilfinger SE, die FUCHS PETROLUB SE, die CropEnergies AG, die Südzucker AG, Heidelberger Druckmaschinen AG, die Brenntag SE oder die MVV Energie AG sowie diverse medizinische Fachgesellschaften. Adresse m:con – mannheim:congress GmbH | Congress Center Rosengarten Rosengartenplatz 2 | 68161 Mannheim Ansprechpartnerin Sabrina Bertolini Telefon 0621-4106-325 E-Mail info@mcon-mannheim.de Web-Adresse www.mcon-mannheim.de Realisieren Sie Ihren virtuellen Event in der Dorian Lounge des Airport Club Frankfurt. Ob Online- oder Hybrid-Event, Hauptversammlung, Pressekonferenz, Live-Streaming oder Seminar. Die Dorian Lounge ist eine Hommage an die legendäre Diskothek ‚Dorian Gray‘ am Flughafen Frankfurt. Multifunktional nutzbar und technisch vollständig ausgestattet. Optimal erreichbar per Bahn, Pkw und Flugzeug – der perfekte Ort, um Ihrem Event den richtigen Rahmen zu geben. Räumlichkeiten Die Dorian Lounge bietet eine Fläche von 325 m2 mit einer Kapazität von bis zu 150 Personen sowie umfangreichen Varianten an Möblierungen, Dekorationen und Technik-Konfigurationen. Zusätzlich stehen auf Wunsch über 30 Räume auf einer Fläche von mehr als 2.500 m2 im größten Busi- ness Club Europas zur Verfügung. Catering Unser hauseigenes Top-Restaurant bietet ein exzellentes Catering für Ihren Event an. Specials Es erwartet Sie modernste Sennheiser-Konferenztechnik für bis zu 16 Redner und 4K-Video- technik mit bis zu 8 Kamerapositionen. Darüber hinaus 80 LED-Scheinwerfer für jede Anwendung sowie eine 10 Meter breite, hochauflösende Videoleinwand für Projektionen jeglicher Art. Unser professionelles Tagungsmanagement betreut Sie auf Wunsch von der Planung bis zur Umsetzung Ihres Events. Auch mit kurzfristig buchbarem Fachpersonal und zu transparenten Preisen. Expertise Der Airport Club Frankfurt zählt zu den bedeutendsten Business Clubs in Europa. Regelmäßig planen und organisieren wir für unsere Mitglieder zahlreiche Veranstaltungen und Events. Die Event- fläche der Dorian Lounge ist für geschäftliche und private Anlässe buchbar. Adresse Airport Club Frankfurt | Frankfurt Airport Center 1 | Hugo-Eckener-Ring | 60549 Frankfurt Telefon 069-69707-0 E-Mail eva.zmuda@airportclub.de Web-Adresse www.dorian-lounge.club | www.airportclub.de HV MAGAZIN 04/2023/HV Organisation 2024 – Location, Technik, Zukunft . . m o c e b o d a k c o t s – m a N e k c a J © i i : n o i t a r t s u l l I

44 EQS GROUP AG I E F E R B K C E T S GRÜNEBAUM the burrow: Top-Location mitten in Berlin Im Jahr 2020 sorgte die EQS Group AG für eine Premiere: Das Münchner Unternehmen führte die erste vollumfängliche virtuelle Hauptversammlung in Deutschland durch, in der die Aktionäre alle ihre Rechte über das Internet ausüben konnten. Die Teilnehmer hatten nicht nur die Möglichkeit, online abzustimmen, sondern konnten sich auch mit Live-Fragen und Redebeiträgen an der Generaldebatte beteiligen. Die Erfahrung mit virtuellen Hauptversammlungen reicht aber noch deutlich weiter zurück: Bereits 11. Mal konnten die Aktionäre des Reg-Tech-Anbieters online dabei sein. Damit war die EQS die erste Aktiengesellschaft in Deutschland, die dies ermöglich hat. Bis zum Jahr 2020 war jedoch eine beglei- tende Präsenzveranstaltung verpflichtend. Die EQS Group unterstützt mit ihren HV-Services auch andere Aktiengesellschaften bei der Durch- führung ihrer Aktionärstreffen. Adresse EQS Group AG | Karlstraße 47 | 80333 München Ansprechpartner Stephan Däschler Telefon/Fax 089-444 430-236 / -049 E-Mail contact@eqs.com Web-Adresse www.eqs.com Grünebaum Event Logistik Full Service für Ihr Event Seit 2005 bietet Grünebaum Event Logistik erstklassige technische Lösungen und einen maßge- schneiderten Service für gelungene Events. Darüber hinaus haben wir uns in den vergangenen Jahren zu anerkannten Experten für virtuelle Hauptversammlungen entwickelt. Hierfür bieten wir Ihnen mit unseren beiden Eventlocations „the burrow“ und „einfallsreich“ zudem einen exklusiven, stilvollen Rahmen. Damit erhalten Sie von uns ein umfassendes Portfolio aus einer Hand – von der Location über die technische Ausstattung bis hin zum Catering. Ob virtuell, hybrid oder analog: Gemeinsam mit Ihnen realisieren wir erfolgreiche Hauptversammlungen in Berlin! Ausgefuchste Location für Hauptversammlungen (HV) In zentraler Lage steht Ihnen seit 2022 unsere modern ausgestattete und vielseitige Location „the burrow“ (dt.: „Fuchsbau“) zur Verfügung. Hier finden nicht nur bis zu 80 Teilnehmende in unterschied- lichen Set-ups Platz, sondern es können dank modernster Technik auch virtuelle oder hybride Formate inkl. Livestreaming durchgeführt werden. Unser flexibler Rundum-Service umfasst neben der Event- planung und -konzeption zahlreiche weitere Aspekte – von der Deko über Räumlichkeiten für das Backoffice bis hin zur Simultanübersetzung. Auch Regie und Kameratechnik für die perfekte Insze- nierung Ihres Events gehören zu unserem Angebot. Alleinstellungsmerkmale, die Grünebaum Event Logistik zum idealen Partner für Ihre Hauptversammlung machen. Adresse the burrow by Grünebaum Event Logistik mbH Lützowplatz 15 | 10785 Berlin Ansprechpartnerin Katja Grünebaum Telefon 030-220137510 E-Mail info@the-burrow-berlin.de Web-Adresse www.the-burrow-berlin.de | www.gruenebaum-event-logistik.de HV MAGAZIN 04/2023/HV Organisation 2024 – Location, Technik, Zukunft . . m o c e b o d a k c o t s – m a N e k c a J © i i : n o i t a r t s u l l I

46 MESSE ESSEN I E F E R B K C E T S Entdecken Sie die Messe Essen als starken Partner für die Hauptversammlung Ihres Unternehmens. Wir haben nicht nur die passenden Räumlichkeiten – bei uns buchen Sie exzellenten Service und Know-how. Die zentrale Lage in der bevölkerungsreichsten Metropolregion Deutschlands und her- vorragende Verkehrsanbindungen machen Essen zum idealen Versammlungsort. Räumlichkeiten Ob Kongressgebäude, Grugahalle oder Messehalle – unsere Locations eignen sich perfekt für Hauptversammlungen aller Größen. Repräsentative Foyers für einen eindrucksvollen Empfang und flexible Registrierungsmodelle, ausreichend Parkplätze direkt neben den Eingängen und eine hervorragende Logistik bieten optimale Voraussetzungen. Technisch auf dem neuesten Stand finden auch digitale und hybride Formate bei uns ihren Rahmen. Vom ICE-Bahnhof Essen erreichen Ihre Aktionäre die Hauptversammlung in nur 10 Minuten per U-Bahn, vom Flughafen Düsseldorf Airport in rund 20 Minuten. Catering Je nach Location stehen Ihnen bis zu drei Servicepartner zur Auswahl. Specials Sie haben einen eigenen Technikdienstleister? Kein Problem, wir arbeiten flexibel und stets Hand in Hand. Unser Team verfügt über langjährige Erfahrung in der Durchführung von Hauptver- sammlungen und ist mit den besonderen Anforderungen des Aktienrechtes bestens vertraut. Referenz-Hauptversammlungen E.ON SE, Evonik Industries AG, HOCHTIEF AG, MEDION AG, CECONOMY AG, Brenntag AG Adresse MESSE ESSEN GmbH | Messeplatz 1 | 45131 Essen Ansprechpartnerin Julia Wagner-Emden Telefon 0201-7244-894 E-Mail info@cc-essen.de Web-Adresse www.cc-essen.de VELTEN GMBH VERANSTALTUNG & TECHNIK Wir sind der Spezialist für Corporate Events! Ob Präsenz, hybrid oder vollvirtuell – mit 30 Jahren Erfahrung, davon über 20 Jahren im HV-Markt, setzen wir jede Veranstaltung in Perfektion um. Wir realisieren Ihre Hauptversammlung, Ihre IR-Events und weitere Eventformate als Service- oder Full-Service-Partner. Unsere Leistungen: • Webcast & Aktionärszuschaltungen mit nahtloser Integration in die bekannten HV-Portale • Medien-, Licht- & Audiotechnik mit modernem eigenen Materialpark • • • Set-Bau, Bühnenbau, Möbel, Branding, Wegeleitung Infrastruktur für Backoffices, Nebenräume und Außenbereiche Projektmanagement, technische Planung & Gesamtsteuerung Eventarchitektur, Bühnen- & Set-Design mit hochwertigen Renderings Inszenierung und Ablaufregie Weitere Specials: • • • Medien- & Teleprompter-Trainings • • Content- & Grafikproduktion Bearbeitung & Bereitstellung von Recordings & Transkripten Referenzen: VELTEN setzt jährlich eine zweistellige Zahl von Hauptversammlungen aus dem Bereich DAX, MDAX, SDAX, TecDAX sowie zahlreiche Investor Relations Veranstaltungen um, dabei sind wir sehr oft langjähriger Partner - denn unsere Qualität spricht für sich. Adresse VELTEN GmbH Veranstaltung & Technik | Römerring 43 | 55278 Mommenheim (bei Mainz) Ansprechpartner Marco Strehler Telefon 06138-9766-0 E-Mail info@velten.tv Web-Adresse www.velten.tv HV MAGAZIN 04/2023/HV Organisation 2024 – Location, Technik, Zukunft . . m o c e b o d a k c o t s – m a N e k c a J © i i : n o i t a r t s u l l I

R E T T I L P S - V H 48 HV-Splitter GORE – heftige Kritik an Sacheinbringung Gerade einmal eine Handvoll Aktionäre hat- te den Weg nach Leipzig zu der außeror- dentlichen HV der schwer angeschlagenen Immobiliengesellschaft auf sich genom- men. Dabei stand mit der Sacheinbringung der first move!ag eine Beschluss fassung auf der Tagesordnung, mit der die Ausrich- tung des Unternehmens komplett verän- dert werden soll. Offenbar verfügen die Schweizer über Patente für eine vielverspre- chende Park- und Parkhaustechnologie, mit der die Flächenproduktivität erheblich er- höht werden kann. Grundsätzlich könnten sich damit also neue Chancen eröffnen, nachdem das Immobiliengeschäft als ge- scheitert betrachtet werden muss. Die an- gereisten Aktionäre wollten aber nicht glau- ben, dass eine Bewertung von stolzen 114 Mio. EUR (aktuell: 94 Mio. EUR) für ein Un- ternehmen, das bislang kaum mehr als große Pläne vorweisen kann, gerechtfertigt ist. Dennoch wurde dieser Beschluss ebenso wie die Umfirmierung in GORE Technologies AG mit den Stimmen der Großaktionärin PREOS AG mit großer Mehrheit beschlossen. den Aktionären ein zweigeteiltes Bild. Mit der KI-Technologie „DaSense“ verfü- gen die Münchner offenbar über ein viel- versprechendes Produkt, das einge- setzt werden kann, um die Bearbeitung und Analyse von Dokumenten in Unter- nehmen effizienter zu gestalten. Das System versteht sogar die menschliche Sprache und kann nach entsprechen- dem Training unternehmensspezifische Fragen beantworten, ohne dass die In- formationen, wie dies bei ChatGPT der Fall ist, in die Öffentlichkeit gelangen würden. Der erhoffte Durchbruch am Markt ist bisher aber nicht gelungen. Es hapert, wie CEO Viggo Nordbakk einräu- men musste, an ausreichend qualifizier- tem Personal im Sales-Bereich, das sich auch nicht so einfach finden lässt. Der Vorstand will deshalb verstärkt auf Part- nerschaften setzen. Noch ist die finanzi- elle Performance aber mehr als dürftig. Dies spiegelt sich im Aktienkurs wider, der mit rund 6,00 EUR nahe seinen Tiefstständen notiert. ATOSS – General Atlantic neuer Großaktionär NorCom – starkes Produkt, schwacher Vertrieb Auf der HV des Softwareentwicklers (ak- tuelle Market Cap 12 Mio. EUR) bot sich Der Spezialist für Workforce Manage- ment (aktuelle Market Cap 1,8 Mrd. EUR) hatte für den 15. September zu einer ao HV eingeladen, um den Aufsichtsrat auf vier Personen zu vergrößern und damit dem neuen Großaktionär General Atlan- tic einen Platz in dem Gremium zu ver- schaffen. Der Finanzinvestor hat im Juni knapp 20% der ATOSS-Aktien von der AOB Invest AG übernommen, die dem Firmen- gründer und langjährigen CEO Andreas Obereder zuzurechnen ist. Die AOB bleibt mit einem Anteil von etwas mehr als 30% dennoch die größte Aktionärin. Nach Überzeugung von Obereder eröff- nen sich zusammen mit General Atlantic zusätzliche Wachs- tumsmöglichkei- ten. Insbesondere beim weiteren Aus- bau des Cloud- Geschäfts und der internationalen Ex- pansion, die bei ATOSS seit einigen Jahren verstärkt im Fokus steht, sollte das große Know-how des global aktiven Kapital- gebers von Nutzen sein. Dabei ist die Entwicklung des Münchner Unterneh- mens auch heute schon beeindruckend. Mit den Zahlen zum dritten Quartal haben die Münchner die Pro gnose für das laufende Jahr zum zweiten Mal bin- nen weniger Monate angehoben. Aller Voraussicht nach wird 2023 das 18. Re- kordjahr in Folge, die Aktie notiert auf All-Time-High. ANDREAS OBEREDER G A e r a w t f o S S S O T A © : o t o F EVENTKALENDER* Termin/Ort Veranstalter/Internet Veranstaltung 16. Jan. 2024 München, HBW plus hybrid Link Market Services/Better Orange, GSK Stockmann, Pinsent Masons https://better-orange.de/praxisseminar-2024 Die Gesetze des Kapitalmarkts Praxis-Seminar, u.a. Update Hauptversammlung, Abstim- mungsrichtlinien und ARUG/SRD II, Update Kapitalmarkt- recht, Verwaltungspraxis ESMA/BaFin, Financial Reporting 18. Jan. 2024 virtuell Taylor Wessing www.taylorwessing.com 31. Jan./1. Feb. 2024 Schwäbisch-Hall Wirtschaftswoche https://live.handelsblatt.com Forum Hauptversammlung Gipfeltreffen der Weltmarktführer *) Änderungen vorbehalten HV MAGAZIN 04/2023

T K N U P D N A T S 50 Kommunikation steht über allem Das ideale Event MEIKE POWELEIT Leiterin Kultur- und Kongresszentrum Liederhalle meike.poweleit@liederhalle-stuttgart.de Foto: © Kultur- und Kongresszentrum Liederhalle l Florian Selig Den größtmöglichen Einfluss auf ein positives Eventerlebnis hat die Kommunikation. In den Vorbereitungen, bei der Veranstaltungsdurchführung und auch bei der oft unter- schätzten Eventnachbereitung ist es essenziell, Transparenz zu schaffen – durchweg und in alle Richtungen. Oft gelingt es den Verantwortlichen jedoch nicht, die notwendigen Kom- munikationswege einzuhalten und alle Kanäle zu bedienen. Es scheint, dass dies die größte Herausforderung ist, die über ein ideales Event entscheidet. Bleibende Botschaften schaffen Events gibt es viele und sie sind vielseitig. Auch eine Hauptversammlung ist viel mehr als der formelle Akt wie die Wahl des Aufsichtsrats oder der Bericht des Vor- stands. Es wird kommuniziert, und zwar auf allen Ebenen – zwischen den Aktionä- ren, den Beteiligten, den Organisatoren und mit der Location. Und nicht nur am Veranstaltungstag selbst zeigt sich, was gute Kommunikation mit einem Event macht – sie trifft die Stakeholder meist im Unterbewusstsein und geht im besten Fall direkt ins Herz. Denn das ideale Event transportiert eine positive und hoffentlich bleibende Bot- schaft. Die Herausforderung besteht darin, diese inhaltlich stringent, einheitlich und konsistent mit Hilfe sämtlicher Kommuni- kationskanäle der Zielgruppe zu vermit- teln. Die Botschaft sollte stark, klar und überzeugend sein. Nur die Abstimmung zwischen sämtlichen Kommunikationska- nälen und die gleichzeitige Ausrichtung der genutzten Kommunikationsinstrumen- te auf die strategischen Ziele des Events versprechen den erhofften Erfolg. Mit Herz und Verstand auf die Gäste eingehen Dabei ist vor allem wichtig, alle Beteiligten und Gäste der Veranstaltung mit einzubezie- hen. Fühlt sich ein Gast als Zaungast, beginnt er sich zu langweilen und ist als Teilnehmer verloren. Eine Veranstaltung ist dann erfolg- reich, wenn sie mit Herz und Verstand auf die Gäste eingeht. Die Zielsetzung eines jeden Events sollte sein, dass alle Gäste und Stake- holder mit einem positiven Gefühl den Veran- staltungsort verlassen. Letztendlich müssen die Details stimmen. Dies betrifft alle Belange eines Events – von der Einladung bis hin zu stationären Beschilderungen vor Ort, von der digitalen, aber auch analogen Kommunikation. Und natürlich die Kommunikation mit dem eigenen Personal und Dienstleistern. Jeder Akteur sollte über sämtliche Inhalte und Bereiche, welche das Event betreffen, Bescheid wissen. Nur dann ist er oder sie in der Lage, angemessen und vor allem auch schnell zu reagieren. Und es entsteht kein Gefühl der Benachteiligung, was ebenfalls ein entscheidender Faktor ist, die Stimmung sowohl in der Vorbereitung als auch in der heißen Phase während der Veranstaltung hochzuhalten. Fazit Selbst bei perfekter Vorbereitung und detailliertester Planung gibt es immer unvorhergesehene Herausforderungen. Diese sind teilweise gut zu lösen und in anderen Fällen gibt es keine kurzfristige Lösung. Dann liegt die Erschaffung einer positiven Atmosphäre in der idealen Kom- munikation – und in einem Lächeln. HV MAGAZIN 04/2023